¿Cómo analizar los datos de mi clínica para tomar buenas decisiones?

Cualquier clínica debe ser rentable, pues no olvidemos que, al fin y al cabo, se trata de un negocio. Por ello, es fundamental conocer los beneficios que genera y los gastos que supone, así como las cuestiones más concretas dentro de la gestión de tu clínica, de esta manera la toma de decisiones estará fundamentada por los datos reales. ¡Vamos allá!

¿Sabes la importancia que tienen los datos para tu clínica?

Guardar la información de todo lo que ocurre en tu centro debe ser una máxima. Tener todo organizado y seguro, como puede ser en la nube o en una copia de seguridad, es fundamental para poder acudir a ello cuando sea necesario.

Piensa que no sabes lo que puede ocurrir mañana, por eso si tienes a mano los datos de todo lo que ha ido sucediendo, será más sencillo que cuando tengas que tomar decisiones, puedas informarte y buscar fundamentos. Entre esa información podrían estar los informes, historias, resguardos de pagos, contratos con proveedores, facturas, balance de cuentas, registro de consultas, contratación de profesionales…

Además, para poder desarrollar nuevos protocolos o mejorar los procedimientos, necesitas estudiar el recorrido anterior para tener una base de la que partir. Por lo que si quieres estar actualizado e implementar nuevos tratamientos o sistemas de diagnóstico punteros, debes contar con datos que te permitan tomar la decisión sobre cómo hacerlo o si te conviene económicamente. ¡Vamos a descubrir cómo trabajar con esa información!

¿Conoces los diferentes tipos de análisis de datos?

Cada persona, cada clínica y cada situación son diferentes y, por lo tanto, la toma de decisiones y el análisis de datos será distinto en función de gustos o necesidades concretas. A la hora de plantearlo, existen 5 tipos de análisis de datos principales que pueden ayudarte a entender lo que estás buscando y cómo enfocarlo.

¿Sabes cuál necesitas utilizar?

- Análisis descriptivo. Se trata del tipo más simple y común en las empresas. Consiste en responder a una pregunta, ¿qué ha sucedido? Esta cuestión debe abarcar un periodo de tiempo específico para encontrar el sentido a los datos recogidos. Piensa en una situación en la que cada vez tienes menos pacientes o no alcanzas los objetivos. La pregunta inicial siempre debe ser esa, ¿qué ha sucedido en este tiempo? Así podrás analizar si has llevado a cabo acciones nuevas que no hayan tenido buena acogida o si algún factor externo te está afectando.

- Análisis exploratorio. Con este análisis se investigan y valoran los datos de los que se tiene poco conocimiento, esto ayuda a determinar repeticiones o relaciones entre unos y otros. El objetivo de este tipo es encontrar cierta información relevante para tu clínica, en concreto en aquellos datos que no sean tan sencillos de percibir. Puedes desarrollar este tipo de análisis para detectar si te faltan datos en la clínica, para crear una lista de datos poco comunes o para obtener toda la información posible sobre un grupo de datos. A partir de los datos brutos podrás obtener conclusiones claras.

- Análisis de diagnóstico. Aquí la pregunta que se intenta responder es: ¿qué ha pasado? Con este análisis se pretende encontrar las causas de lo ocurrido, es decir, el desencadenante que ha originado esos datos que has estado investigando. Imagina que has detectado una serie de pérdidas continuas en tus cuentas, si te preguntas ¿qué ha pasado aquí?, podrás encontrar la información que justifique esos movimientos. Puede ser que te hayan pasado unos cobros que no tenías en mente o que hayas tenido que hacer frente a un imprevisto, pero sabrás el motivo por el que la situación actual es la que es.

- Análisis predictivo. En este caso se parte de los datos para intentar descifrar lo que puede ocurrir a partir de ese momento, es una estimación sobre el futuro próximo. Es un modelo de análisis más complejo que requiere tecnología, pero sirve para evaluar situaciones de riesgo, segmentar clientes o analizar ventas. Sabemos que es un poco más complicado, pero puede ser muy útil, por ejemplo, cuando quieres prever como será la rentabilidad de los próximos meses en tu centro. Puedes analizar los datos anteriores para imaginar cómo será la progresión de estos en el futuro.

- Análisis prescriptivo. Sencillo, es una combinación de todos los anteriores para establecer la estrategia con la que eliminar el problema o tomar una decisión con más consciencia. A pesar de sus beneficios, para aplicarlo eficazmente, se requiere tecnología muy avanzada y algoritmos automáticos. ¿Te encuentras frente a una situación crítica en tu clínica? Es el momento de aplicar este tipo de análisis que, en realidad, engloba todos los anteriores. Es apto para cualquier situación, pero se recomienda en momentos muy decisivos, ya que, además de tiempo, requiere de mucho esfuerzo, tiempo e información.

Ahora bien… ¿Cómo tomar las decisiones?

Este punto es clave para cualquier negocio, no solo en las clínicas. Como administrador o gerente, debes encontrar la solución a múltiples preguntas que surgen en el camino y, sobre todo, para gestionar el día a día y el futuro del centro. La toma de decisiones está involucrada en la mayoría de actividades cotidianas, al fin y al cabo, como persona tienes que decidir constantemente qué vestir, qué comer, cómo moverte, dónde ir… Sin embargo, aquellas que están enfocadas a encontrar soluciones empresariales cuentan con un proceso más extenso y, además, no deben ser impulsivas.

Al basarte en el análisis de los datos obtenido sobre tu clínica, la información del sector y de los clientes; las decisiones que tomarás estarán basadas en datos reales y, por lo tanto, tienen más posibilidades de ser correctas y alcanzar el éxito.

Hoy en día, los avances en la tecnología y los nuevos sistemas de gestión han influido positivamente en la toma de decisiones en las clínicas. La digitalización ha mejorado los procesos de administración y, también, los tratamientos que se realizan. ¡Aprovéchalo!

Además del análisis de datos, conocer los intereses de tus pacientes y sus necesidades, las demandas de tus profesionales empleados y estar al día de las nuevas tendencias beneficiará el progreso y desarrollo de tu centro.

¡Identifica los pasos para la toma eficaz de decisiones!

Ahora bien, para poder exprimir al máximo los datos de tu clínica y tomar las decisiones acertadas, debes hacerte las preguntas correctas para obtener los resultados que buscas.

Identifica los objetivos. Es lógico, pero es fundamental que sepas cuáles son las metas y objetivos que tienes como gerente de tu clínica. Ya sean económicos, organizativos o de proyectos futuros, conocerlos es el primer paso para darle sentido a los datos que has recabado y hacerte las preguntas necesarias.

Recopila los datos concretos. Aquí te darás cuenta de lo importante que es almacenar la información de manera adecuada y accesible, ahorrarás tiempo en buscar lo que necesitas y podrás contar con fuentes claras y organizadas. De esta manera, no perderás tiempo con información que no es necesaria para ese momento. ¡Fácil y sencillo!

Analiza la información. Una vez tengas los datos a mano, es el momento de investigar y plantear la información de manera visual, así será más fácil de entender y de detectar posibles errores o fallos. Elementos visuales como, por ejemplo, gráficos interactivos o imágenes te ayudarán a comprender posibles tendencias o alteraciones de datos en tu centro.

¡Es el momento! Toma las decisiones oportunas. Una vez que has entendido los datos recopilados, tienes que dar el paso de decidir los siguientes movimientos a realizar en tu centro. Estas medidas estratégicas deben estar enfocadas al crecimiento, mejora y expansión de tu clínica para seguir creciendo y situarte como un referente.

En resumen, tomar decisiones sobre tu clínica no es sencillo. Se trata de un proceso que no puedes tomar a la ligera, debes analizar los datos que tengas y hayas podido recopilar para entender la situación actual. Cuando sepas esto, tendrás que valorar las opciones que tienes y tratar de deducir cuál es la mejor solución.

Nunca te rindas si ves que la decisión que has tomado no está teniendo los resultados que buscas, es mejor probar y fallar que no intentarlo. Así podrás aprender de los errores y tomar la siguiente decisión con más experiencia y criterio.