Cómo cumplir el RGPD al hacer email marketing en tu clínica

¿Quieres hacer campañas de email marketing en tu clínica, pero te da miedo meter la pata con la protección de datos? Tranquilo, no eres el único.

Existe una delgada línea entre querer conseguir atraer más pacientes y respetar al pie de la letra el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD); digamos que seguramente te has encontrado alguna vez con tu ángel y demonio hablándote al oído, ¿quién ha ganado?

La buena noticia es que sí puedes hacer email marketing en clínicas de forma legal y efectiva. Solo necesitas entender bien las reglas del juego y aplicarlas con sentido común.

RGPD y email marketing en clínicas: qué dice la ley.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es muy claro: si vas a enviar correos electrónicos con fines comerciales o informativos, necesitas el consentimiento previo y explícito del destinatario, salvo contadas excepciones.

En tu caso, al tener en tu poder datos personales especialmente sensibles y protegidos, el asunto se vuelve un poquito más delicado. ¿Qué queremos decir con esto? Pues que debes ser extremadamente riguroso con la forma en la que recopilas, almacenas y utilizas esa información. Contar con un software de gestión médica como Archivex te da la tranquilidad de que tienes la seguridad necesaria para tratar esos datos; ahora solo depende de ti usar de forma ética toda esa información.

¿Cuándo puedes enviar correos a tus pacientes legalmente?

Aquí viene el gran error: pensar que por el hecho de tener la ficha de un paciente puedes enviarle correos con promociones o campañas de marketing. Sentimos chafarte la idea, pero no puedes enviar acciones comerciales si el paciente no te ha dado su consentimiento específico para ello.

Y quizás pienses, pero si ya ha firmado la protección de datos, ¡cuidadito! Aquí hay varios aspectos a tener en cuenta.

Si el documento que firma el paciente incluye una cláusula específica y separada donde autoriza recibir comunicaciones promocionales o informativas, y esa casilla no estaba marcada por defecto, entonces sí, puedes.

Pero si solo tienes una autorización genérica para tratar sus datos clínicos, no puedes enviarle emails que no estén relacionados directamente con su tratamiento (como recordatorios de cita o informes médicos). Las campañas de marketing quedan fuera.

Esto es superimportante que lo tengas en cuenta, ya que esa pequeña diferencia puede suponer una sanción de varios miles de euros.

Consentimiento válido para email marketing: cómo recogerlo paso a paso.

Para cumplir el RGPD para poder enviar correos promocionales, y dormir tranquilo por las noches, debes tener claros estos puntos a la hora de redactar el documento:

Usa cláusulas claras y separadas.

Esto no va de buscar una aguja en un pajar; no sirve de nada esconder el consentimiento entre 10 párrafos legales. Tienes que incluir una casilla independiente con un texto directo tipo:

[ ] Acepto recibir por correo electrónico promociones, noticias y contenidos informativos de la clínica.

Recuerda, es imprescindible que la casilla no esté marcada por defecto, sino que sea el paciente el que haga el check.

Deja constancia.

Una vez tengas el documento firmado y con el consentimiento, debes reflejarlo en tu software para que, si en algún momento te lo solicitan desde la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), puedas demostrarlo.

Ofrece siempre la opción de cancelar.

¡Que no se te olvide! Cuando mandes campañas de email marketing, debes incluir un enlace visible con la opción de darse de baja, de forma fácil, sin hacerlo de forma rebuscada y complicando la vida del usuario. ¡Envía campañas de marketing con Archivex!

Cómo aprovechar el email marketing en tu clínica de forma estratégica.

Una vez tienes los permisos bien atados, viene lo divertido: diseñar campañas que realmente funcionen y aporten valor al paciente.

Segmenta tu base de datos.

No todos los pacientes son iguales y a todos no les interesa lo mismo. Juega a tu favor que tienes gran información sobre ellos, por lo que puedes crear contenido que realmente les interese.

Por supuesto, habrá campañas más estacionales o promociones que puedan ser más genéricas, pero es necesario que estudies bien cada una de ellas y crees segmentos en base a estos aspectos:

- Tipo de tratamiento recibido

- Edad

- Frecuencia de visita

- Preferencias comunicativas

Esto te permite enviar mensajes mucho más personalizados, que aporten valor real y no acaben en la papelera.

Crea un calendario editorial mensual.

Establecer con antelación qué tipo de emails vas a enviar: consejos de salud, promociones puntuales, avisos importantes, etc., te permitirá tener todo bien ordenadito y mantener la regularidad sin que llegue ese momento en que digas “qué pereza” y sin que llegues a saturar a los pacientes.

No te pierdas este artículo de Doctorideal en donde hablamos de: Campañas estacionales: cómo adaptar tu marketing a las épocas claves del año.

Prioriza contenido útil antes que ventas.

Recuerda que la confianza del paciente es oro. Si solo envías correos para vender, perderá el interés rápidamente y se terminará dando de baja. El email marketing debe ser más; es por eso que puedes alternar contenido educativo (cómo prevenir lesiones, hábitos saludables, etc.) con alguna oferta o recordatorios para intentar recuperar a pacientes que hace mucho no acuden.

Cómo hacer campañas por email cumpliendo el RGPD en Archivex.

En Archivex apostamos muchísimo por este tipo de acciones de marketing, ya que te ayudan a fidelizar a tus pacientes, mejoras la comunicación y confianza con ellos y te acabas posicionando como un referente.

¿Sabías que desde Archivex puedes enviar tus propias campañas de email marketing? Sin depender de herramientas externas ni complicarte con integraciones que nadie entiende. Como diría Arguiñano, ¡fácil y sencillo!

Campañas 100% RGPD-friendly.

Desde el momento en que el paciente entra en tu base de datos, puedes recoger y documentar el consentimiento para comunicaciones comerciales. Archivex te permite almacenar esta información y segmentar automáticamente tu lista según criterios como servicio que ha utilizado, última visita, edad, entre otros.

Historial de envíos y rendimiento.

¡Los datos nos dan la vida! Realizar campañas de email marketing en salud es importante, pero conocer y estudiar los datos obtenidos de ellas es necesario. Por eso, una vez hayas enviado una, podrás ver cuál ha sido la tasa de apertura, a qué hora te han leído más o si ha interesado más a hombres o mujeres. Así sabrás qué funciona y podrás ajustar tus campañas sin adivinar.

El marketing sin consentimiento no es marketing, es un lío legal.

El email marketing es uno de los canales más potentes y rentables para atraer y fidelizar pacientes. Pero si no tienes los consentimientos bien recogidos, estás jugando con fuego.

El truco está en combinar estrategia, utilidad para el paciente y cumplimiento legal. Y si encima puedes hacerlo directamente desde tu software de gestión, el proceso se vuelve mucho más sencillo y seguro.

No se trata de enviar más, sino de enviar mejor.