¿Cómo gestionar que un profesional externo pase consulta en mi clínica?

Contar con la colaboración de profesionales sanitarios externos que ofrezcan servicios puntuales en tu clínica puede ser una gran ventaja tanto para diversificar tu oferta de servicios como para atraer a nuevos pacientes.

Como gestor de un centro, es vital que comprendas que para que esta colaboración sea efectiva, es necesario gestionar correctamente aspectos legales, logísticos y administrativos que aseguren el buen funcionamiento de la relación.

A continuación, veremos los requisitos clave que debes tener en cuenta, los beneficios de esta colaboración y algunos aspectos importantes que te ayudarán a implementar esta práctica de manera eficiente y en conformidad con la normativa vigente.

1. Definir el tipo de relación laboral o contractual

Uno de los primeros aspectos a considerar es el tipo de relación que establecerás con el profesional externo. Hay dos opciones principales:

• Contrato de colaboración: Este tipo de contrato es común cuando el profesional sanitario tiene su propia consulta o empresa y trabaja de forma autónoma. En este caso, se firma un acuerdo de colaboración mercantil, que estipula las condiciones, honorarios, uso de instalaciones y otros términos de la relación. El profesional factura sus servicios a la clínica o directamente a los pacientes. Existe la posibilidad de incluir cláusulas de exclusividad o de no competencia, destinadas a evitar que ese profesional trabaje para la cualquier otra clínica.

• Relación laboral por cuenta ajena: Si va a trabajar bajo la dirección y dependencia de la clínica y se le asignarán días y horarios específicos, es posible que la relación deba formalizarse mediante un contrato laboral. Esto implica cumplir con las obligaciones de contratación y Seguridad Social, propias de un trabajador contratado.

Para asegurarte de que eliges la modalidad adecuada y que cumples con las obligaciones legales, te recomendamos consultar las indicaciones de la Seguridad Social o contactar con tu asesor fiscal.

2. Cumplimiento de la normativa sanitaria y acreditación del empleado

Es esencial verificar que el trabajador por cuenta ajena externo cuente con la titulación y colegiación adecuadas para ejercer su actividad en tu clínica. La legislación exige que los profesionales sanitarios estén colegiados en su área correspondiente y cumplan con las normas deontológicas y éticas, además de contar con una acreditación profesional actualizada.

También es importante que revises que dicho autónomo cumpla con los requisitos en materia de formación continua. Esto puede ayudarte a evitar responsabilidades si surgieran incidencias derivadas de la atención brindada en tus instalaciones.

Además, se recomienda que cuente con un seguro de responsabilidad civil profesional, que le cubra ante posibles reclamaciones por daños o negligencias en el ejercicio de su práctica. Puedes exigir este seguro como requisito para que esa persona pase consulta en tus instalaciones y solicitar una copia para tenerla en los archivos de tu centro.

3. Uso de las instalaciones y equipos de tu clínica

Es fundamental acordar los términos sobre el uso de las instalaciones y equipos del centro. Esto incluye áreas comunes, salas de consulta, equipo médico, suministros, tecnología de apoyo y software clínico o administrativo. A continuación, algunos puntos a definir:

• Horarios y frecuencia: Establece de forma clara los días y horarios en los que el profesional externo utilizará las instalaciones. También conviene definir con antelación las necesidades de espacio y equipo, para evitar conflictos o duplicidad en la agenda del centro.

• Condiciones de uso del equipamiento: Si el autónomo necesita acceso a equipos especializados (por ejemplo, aparatos de diagnóstico), es importante establecer las condiciones de uso, el mantenimiento y, en su caso, los costes asociados.

• Protocolo de limpieza y seguridad: Tu clínica debe garantizar que el espacio compartido cumpla con los estándares de higiene y desinfección, especialmente cuando se trata de consultas médicas. Este aspecto es clave para evitar riesgos y proteger tanto a los pacientes como al personal.

4. Protección de datos y gestión de historiales

La gestión de datos de los pacientes es un aspecto crítico. Es necesario asegurarse de que el profesional externo cumpla con las normas de protección de datos establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Esto significa que:

• Los pacientes deben estar informados sobre el uso que se hará de sus datos.

• Es recomendable establecer un protocolo para el almacenamiento y acceso a las historias clínicas. El profesional externo debe tener acceso solo a los datos de sus propios pacientes.

• Se deben establecer medidas de seguridad adecuadas para proteger la información, y asegurar que esta no se comparta con terceros sin el consentimiento explícito del paciente.

5. Beneficios de trabajar con profesionales externos

Este tipo de colaboración te ofrece varios beneficios para tu clínica:

• Ampliación de la oferta de servicios: Incorporar especialidades adicionales sin necesidad de contratar personal a tiempo completo permite atender a una mayor variedad de pacientes y satisfacer sus necesidades.

• Aumento de la reputación: La colaboración con especialistas reconocidos puede mejorar la reputación de tu clínica, lo que, a su vez, podría atraer más pacientes.

• Flexibilidad operativa: Contar con profesionales que trabajan en horarios específicos permite gestionar de manera eficiente los recursos, ajustando la oferta según la demanda.

6. Gestión administrativa y contable

Es esencial definir el método de facturación y los procesos administrativos para evitar confusiones y posibles conflictos. Algunos puntos a tener en cuenta incluyen:

• Modalidad de facturación: Especificar si el profesional factura directamente a los pacientes o si la clínica se encarga de este aspecto, cobrando luego una comisión por el uso de instalaciones y servicios.

• Registro de citas y pagos: Es recomendable utilizar un sistema de gestión de citas y pagos compartido que permita llevar un control ordenado y transparente de los pacientes atendidos por el profesional externo.

• Retenciones y obligaciones fiscales: Es importante coordinarte con ese empleado para asegurar que cumple con sus obligaciones fiscales, tanto en cuanto al pago de impuestos como a la presentación de sus declaraciones.

7. Aspectos logísticos: coordinación y comunicación

Finalmente, establecer una comunicación efectiva con el autónomo y el resto del personal es fundamental para que la colaboración funcione adecuadamente.

Establecer un punto de contacto en la clínica para facilitar la comunicación con él y resolver dudas o problemas logísticos.

Crear un protocolo de bienvenida para integrarle en la dinámica de la clínica, incluyendo información sobre los procedimientos internos y las políticas de atención al paciente. Por último, realizar evaluaciones periódicas te servirá para evaluar el desarrollo de la colaboración y hacer ajustes en función de la evolución de la demanda y las necesidades de los pacientes.

Permitir que un trabajador por cuenta ajena pase consulta en tu clínica puede ser una estrategia beneficiosa para ampliar servicios y captar nuevos pacientes. Sin embargo, es relevante gestionar correctamente cada uno de los aspectos legales, logísticos y administrativos, desde el tipo de contrato hasta la protección de datos de los pacientes. Asegurarte de que estos requisitos se cumplen y mantener una comunicación efectiva será clave para el éxito de la colaboración.

Este proceso requiere planificación y el cumplimiento de normativas específicas, por lo que te recomendamos mantenerte informado y, en caso de dudas, consultar a asesores legales y administrativos que puedan orientarte en la implementación adecuada de este tipo de colaboraciones.