¿Qué hacer si un paciente no me paga? Reduce los impagos en tu clínica.

¿Cuántas veces has querido dar un tironcillo de orejas a alguno de tus clientes? La salud de tu negocio depende también del buen estado de las cuentas, y si los clientes no pagan, no vamos por buen camino.

Gestionar este tipo de situaciones es algo incómodo que a nadie nos gusta, y estamos seguros de que en más de una ocasión has pasado por algo parecido. ¿Qué hacer en estos casos? ¿Cómo actuar sin romper la relación profesional ni afectar la imagen de tu centro?

Vamos a ver qué prácticas contables y legales puedes llevar a cabo para recuperar una deuda en tu clínica, siempre desde un enfoque profesional, ético y eficaz. ¡Haciendo las cosas bien, como a nosotros nos gusta!

La importancia de entender por qué ocurren los impagos.

Antes de que empieces a ponerte como el personaje de IRA en Inside Out, es importante que entiendas cuál ha sido el motivo del impago. Quizás tu paciente haya tenido un descuido o su experiencia en tu centro no haya sido del todo buena y, en vez de hablarlo contigo, ha decidido tomar cartas en el asunto. Comprender esto te ayudará a mejorar tu estrategia y anticiparte a futuros casos.

¿Alguna vez te ha pasado que te has dejado algo del carro sin poner en la cinta del súper y has pitado al salir? Seguro te han saltado los colores, ¡si tú querías pagarlo! La cajera te ha preguntado, le has explicado la situación, pagas y problema resuelto.

Pues puede ser que uno de tus pacientes habituales deje de pagar una sesión. Al contactarlo, explica que cambió de número de cuenta y no recibió el recibo domiciliado. Una simple llamada solucionó el problema sin necesidad de tomar otras medidas.

Establece una política de pagos clara desde el principio.

Una de las mejores formas de prevenir impagos en clínicas es establecer condiciones de pago claras y transparentes desde el primer momento en el que hablas con el paciente.

¿Qué debe incluir tu política de pagos?

- Plazos máximos para abonar el servicio.

- Métodos de pago aceptados.

- Condiciones para servicios a crédito o financiados.

- Posibles recargos por demora.

- Consecuencias del impago (de forma profesional y no amenazante).

Puedes incluir esta información en tu hoja de consentimiento o en el primer email que envías al paciente. También puedes publicarlo en tu página web. Lo importante es que esté visible y accesible al público.

Lleva un control riguroso de tus facturas y vencimientos.

Ya sabes que nosotros somos muy de que hagas las cosas bien, que no se te escape nada y que no haya sustos, ni en Halloween. Tener el sistema de facturación actualizado con los cobros y facturas al momento hará que se te pasen pagos por alto o que no actúes a tiempo.

Aparte de que ya sabes que con la llegada en 2026 de Verifactu, se acabó eso de hacer las cosas en papel o dos semanas después. Así que, ¿qué mejor que empezar desde ya a tener todo en orden?

Contacta al paciente con un tono profesional y empático.

Una vez pasado el plazo de pago, lo primero es recordar el impago de forma amable, preferiblemente a través de una llamada o correo personalizado.

Si es uno de tus pacientes que ha seguido acudiendo a sus sesiones, puedes comentarlo en alguna de ellas. Pero si ha sido un paciente puntual que no ha vuelto, y tú andas con la mosca detrás de la oreja porque crees que no te va a pagar, lo mejor es contactar con él.

¿Cómo redactar ese primer mensaje?

- Sé cordial: “Hola María, esperamos que estés bien…”

- Sé directo pero respetuoso: “Hemos detectado que la factura correspondiente a la sesión del 12 de abril sigue pendiente…”

- Ofrece ayuda: “¿Hay algún problema con el pago o necesitas fraccionarlo?”

Es importante que evites mensajes genéricos o agresivos; a nadie nos gusta ser cuestionados o atacados. Muchas veces, un buen tono es la clave para que el paciente responda de forma positiva.

¿Qué opciones legales tienes si el paciente no paga?

Vale, ahora ya nos ponemos serios. Tú lo has intentado por las buenas, pero la cosa no funciona; siguen sin abonarte el importe pendiente. En este caso toca recurrir a procedimientos legales para la recuperación de la deuda, siempre de forma proporcional y razonada.

1. Envía un burofax.

Es una forma oficial de dejar constancia del requerimiento de pago. El burofax debe ir con acuse de recibo y certificación de texto. Esto tiene valor jurídico y detiene plazo de prescripción de la deuda, haciendo que empiece de nuevo. La información relativa a esto la puedes encontrar en el art. 1973 del Código Civil.

2. Inicia un procedimiento monitorio.

Puedes actuar por este medio independientemente del importe de la deuda. En caso de que se superen los 2.000 €, precisarás de un abogado y un procurador, en el caso de que el cliente se oponga a pagar o en el momento en que se pasa a ejecución. Solo necesitas aportar la factura y la comunicación previa.

3. Plazos de prescripción.

¡Importante! Las deudas por honorarios, es decir, si un cliente no paga tus servicios, prescriben a los 3 años. En el caso de que la deuda sea por otro tipo de relación comercial o acción, será a los 5 años.

¡No te dejes las castañas al fuego y actúa a tiempo!

Considera emitir una factura rectificativa si la deuda es incobrable.

Quizás esto no lo sabías, pero en el momento en que ya has hecho todo lo que está en tus manos y no hay forma de cobrar la deuda, puedes emitir una factura rectificativa y recuperar el IVA. Sí, sí, ¡es legal! Este procedimiento está regulado por la Agencia Tributaria y aplica especialmente a pymes.

Si, por ejemplo, emitiste una factura de 1.200 € a un paciente que ha desaparecido. Después de 6 meses y varios intentos, generas una factura rectificativa y recuperas el IVA pagado. Entendemos que lo ideal es que el paciente pagase la factura completa, pero en vista de la mala situación en la que te encuentras, llegado a este punto, mejor recuperar algo.

¿Y si lo gestionas a través de terceros?

Sabemos que tu agenda está que echa humo, que tienes mil cosas en la cabeza y encima llegas a casa y te tienes que poner a gestionar todo el asunto de las deudas. ¡No tienes tiempo ni ganas para estos asuntos!

Otra opción que tienes a tu disposición es la de externalizar la gestión de cobros con empresas especializadas en recuperación de deudas. Estas pueden encargarse del proceso desde la fase amistosa hasta la legal, respetando la reputación de tu marca (algo muy importante).

Ventajas de externalizar la recuperación de deuda clínica.

- Ahorro de tiempo.

- Mayor tasa de éxito.

- Reducción del estrés del equipo administrativo.

- Profesionalización del proceso.

Cómo evitar futuros impagos en tu clínica.

Esperemos que no tengas que pasar por esta situación en muchas ocasiones, pero lamentablemente suele ocurrir. Lo ideal es prevenir los impagos a través de una estrategia de gestión clara y proactiva.

Acciones que puedes implementar.

- Pedir el pago por adelantado en tratamientos largos.

- Ofrecer pagos fraccionados con acuerdo por escrito.

- Usar plataformas de pago online integradas con tu software.

- Establecer relaciones de confianza y cercanía con tus pacientes.

¡Mejora la gestión de tus cobros y reduce los impagos en tu clínica!

Recuperar deudas en una clínica no es plato de buen gusto para nadie, pero es completamente gestionable con los procedimientos adecuados. Tener un sistema claro, automatizado y respetuoso con el paciente marcará la diferencia. Porque sí, es posible ser firme en los cobros sin dejar de ser cercano. ¡Pónlo en marcha!