¿Cómo deducir los gastos en mi clínica?

Como gestor, conocer las normas y criterios fiscales para deducir los gastos es fundamental para optimizar los resultados económicos y cumplir con las obligaciones fiscales sin incurrir en errores que puedan llevar a sanciones.

La deducción de gastos es uno de los aspectos más relevantes en la gestión financiera de cualquier centro.

Este artículo ofrece una guía detallada y actualizada sobre cómo deducir los gastos en tu clínica, basada en la normativa fiscal vigente en España, con referencias a la legislación tributaria y a las fuentes oficiales de información.

Importancia de deducir los gastos de forma correcta

Deducibilidad significa que algunos gastos de tu clínica pueden restarse de los ingresos a la hora de calcular los impuestos a pagar. Esto ayuda a reducir la base imponible, lo que implica un menor pago de impuestos. Sin embargo, no todos los gastos son deducibles.

La Agencia Tributaria establece criterios específicos que deben cumplirse para que los gastos puedan ser considerados deducibles. Si los gastos no se justifican o no se corresponden con la actividad de la clínica, la Agencia puede rechazar la deducción y aplicar sanciones.

Requisitos generales para deducir gastos

La normativa fiscal, especialmente la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades y el Reglamento del IRPF, establece varios requisitos que deben cumplir los gastos para ser deducibles. Los más importantes son:

1. Necesidad para la actividad: El gasto debe estar directamente relacionado con la actividad de la clínica. Es decir, solo se pueden deducir aquellos gastos que sean necesarios para el funcionamiento del negocio. Gastos que no tengan relación con la actividad profesional o que sean de carácter personal no serán deducibles.

2. Justificación: Los gastos deben estar debidamente justificados mediante facturas o documentos acreditativos. La factura debe cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, que incluyen, entre otros, el nombre y NIF del emisor y receptor, el detalle de los servicios o productos adquiridos, y los importes correspondientes. Las facturas simplificadas, como los tickets, no siempre son válidas como justificación de deducción.

3. Registro contable: Todos los gastos deben estar correctamente reflejados en los libros contables de la clínica. Según la normativa del Plan General de Contabilidad, los gastos deben registrarse en el ejercicio fiscal correspondiente. No se pueden deducir gastos de años anteriores en ejercicios posteriores.

Tipos de gastos deducibles en una clínica

A continuación, te detallamos algunos de los principales tipos de gastos que son deducibles en un centro, con los criterios específicos que debes tener en cuenta.

1. Gastos de personal

Uno de los principales desembolsos es el personal. Los salarios y las cotizaciones a la Seguridad Social son deducibles al 100%. Además, puedes deducir también otros beneficios que ofrezcas a tus empleados, como seguros de salud, siempre y cuando estén debidamente justificados.

- Salarios y nóminas: Los pagos a los empleados, incluyendo salarios, pagas extras y compensaciones, son deducibles. Es fundamental que los pagos estén correctamente registrados en la contabilidad del centro y que se presenten los modelos correspondientes ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.

- Seguridad Social: Las cotizaciones a la Seguridad Social que paga la clínica por sus empleados son gastos deducibles. Estos pagos deben estar registrados y justificados con los recibos de cotización y el correspondiente Modelo TC1.

2. Alquiler y gastos asociados a la clínica

Si tu clínica se encuentra en un local arrendado, el alquiler es un gasto deducible, siempre que el contrato de arrendamiento esté debidamente formalizado y dispongas de facturas.

- Alquiler: El importe del alquiler del local de la clínica es deducible siempre que el contrato esté a nombre de la clínica y se disponga de facturas que detallen el importe del alquiler y el IVA correspondiente. Este gasto debe estar registrado contablemente, y se debe presentar el Modelo 115, que es la declaración trimestral de retenciones de alquiler.

- Suministros: Los gastos de suministros como luz, agua, teléfono e internet también son deducibles siempre que estén a nombre del centro y se utilicen para la actividad del negocio. Es importante contar con las facturas a nombre de la clínica y detallar estos gastos de forma adecuada en la contabilidad.

3. Materiales y equipos médicos

La cuantía destinada a la compra de equipos médicos, material sanitario y otros suministros necesarios para la prestación de servicios en la clínica también es deducible.

- Equipos médicos y mobiliario: La compra de aparatos de diagnóstico, equipos de tratamiento, mobiliario y otros activos necesarios para el funcionamiento del centro puede ser deducida. Si se trata de activos fijos con una vida útil prolongada, es posible que se deban amortizar a lo largo de varios ejercicios fiscales. La Agencia Tributaria permite deducir la amortización según un porcentaje anual establecido para cada tipo de activo.

- Suministros: Los gastos en material fungible, como guantes, jeringuillas, batas y demás productos que se usan, son deducibles. Debes conservar las facturas de estos productos y asegurarte de que estén registrados en la contabilidad.

4. Mantenimiento y reparaciones

Los gastos derivados del mantenimiento o reparación del local y los equipos médicos también son deducibles, siempre que se justifiquen adecuadamente y estén vinculados a la actividad de la clínica.

- Mantenimiento del local: Las reparaciones menores, como la reparación de instalaciones eléctricas o fontanería, son deducibles. Sin embargo, si las reparaciones implican una mejora significativa del local, estas cantidades podrían considerarse como inversiones y tendrían que amortizarse.

- Mantenimiento de equipos: El mantenimiento preventivo o correctivo de los equipos profesionales también lo puedes deducir. Estos gastos deben estar debidamente justificados con facturas y reflejados en los registros contables.

5. Gastos de formación y actualización profesional

Como clínica, es posible que inviertas en la formación continua de tus empleados y en la actualización de conocimientos de los profesionales que trabajan contigo. Estos gastos son deducibles siempre que estén relacionados con la actividad.

- Cursos y formación: Los gastos derivados de cursos de actualización profesional, seminarios o congresos que beneficien la formación del personal médico del centro son deducibles. Es importante que las facturas estén a nombre de la clínica y que la actividad formativa esté relacionada con los servicios que ofrece.

- Suscripciones a revistas o publicaciones científicas: Las suscripciones a publicaciones o revistas científicas también son deducibles siempre que se utilicen en el marco de la actividad profesional.

6. Gastos financieros y seguros

- Intereses de préstamos: Si has solicitado un préstamo para financiar la adquisición de equipos médicos, mobiliario o para mejorar el local, los intereses del préstamo son deducibles. Deberás conservar los justificantes de los pagos y asegurarte de registrar estos gastos en la contabilidad.

- Seguros: Los seguros vinculados al local de la clínica o los seguros de responsabilidad civil para los profesionales médicos también son gastos deducibles.

Documentación y justificación de los gastos

Uno de los aspectos más importantes en la deducción de gastos es la correcta documentación y justificación. La Agencia Tributaria exige que los gastos estén justificados mediante facturas que cumplan con los requisitos legales, y que todos los gastos deducibles estén registrados de forma adecuada en los libros contables de tu centro.

- Facturas válidas: Deben contener el NIF de la clínica, la descripción clara del producto o servicio adquirido, el importe y los impuestos desglosados. No se aceptan tickets o justificantes simplificados para la deducción de la mayoría de los gastos.

- Registro contable: Los gastos deben estar registrados en el ejercicio fiscal correspondiente y reflejados en la contabilidad de la clínica. Además, deben estar relacionados con la actividad económica.

Deducir los gastos correctamente es una de las mejores maneras de optimizar la rentabilidad de tu clínica y cumplir con las obligaciones fiscales. Desde los gastos de personal hasta el mantenimiento de equipos y el alquiler del local, es importante conocer las reglas fiscales y asegurar que todos los gastos estén justificados, registrados y reflejados adecuadamente en la contabilidad.

Para obtener más información y asesorarte sobre deducciones, te recomendamos visitar la página oficial de la Agencia Tributaria o consultar a un asesor fiscal especializado en el sector sanitario.