¿Debería externalizar la contabilidad de mi clínica?

El día a día de gestionar tu clínica no solo implica atender a los pacientes, sino que también debes tener bajo control todo lo que ocurre detrás del telón: pagos, facturas, impuestos, contratos… Y entonces es cuando empieza a rondar por tu cabeza la pregunta: ¿debo externalizar la contabilidad de mi clínica?

¿Qué significa externalizar la contabilidad?

No tienes por qué dejar todo en manos de personas externas si es lo que te agobia, por el hecho de perder control sobre tu clínica. Pero puedes delegar la parte contable y fiscal a profesionales que sí que disfrutan haciendo números.

Dentro de todas las tareas contables y administrativas, las más comunes a delegar son:

- Declaraciones trimestrales (IVA, IRPF y demás sustos).

- Nóminas, contratos y sus mil variantes. (En lo que te decides, puedes echar un vistazo a este artículo sobre cómo realizar las nóminas de los trabajadores de mi clínica).

- Balances, libros y demás documentos que piden los bancos o Hacienda.

- Asesoramiento fiscal para no pagar de más (ni de menos).

Es decir: tú te ocupas de tu clínica, ellos se ocupan de que todo esté en regla.

¿Qué tareas contables debo externalizar?

Aquí viene una de las dudas más habituales, ya que es complicado saber hasta qué punto vas a poder llegar a todo sin problemas. Quizás es más sencillo de lo que parece; aquí va una regla simple que puedes aplicar:

- Todo lo que pueda acabar en multa: externalízalo.

- Todo lo que te dé visión de negocio: contrólalo tú.

Lo que te recomendamos externalizar sí o sí.

- Nóminas y contratos laborales (cada error puede costarte caro).

- Declaraciones fiscales: IVA, IRPF, modelo 190, modelo 347… la fiesta del formulario.

- Deducciones para clínicas.

- Altas, cambios legales y recursos ante Hacienda.

- Contabilidad general y presentación de libros.

- Modelos trimestrales y anuales.

- Asesoramiento fiscal básico.

- Cualquier cosa que te suene a BOE.

Todas estas tareas contables y administrativas son las que te suelen llevar por la calle de la amargura, así que por eso puede ser muy buena idea delegar la gestión contable y fiscal de tu clínica a un despacho profesional o asesoría externa.

Lo que puedes hacer con Archivex.

Por otro lado, ya que tienes un software de gestión, con el que agilizar procesos del día a día que son más llevaderos, ¿por qué no hacerlo tú mismo? Hay cosas que puedes hacer de una forma más directa con Archivex, sin tener que delegar y esperar que otros lo tramiten por ti, con el retraso de tiempo que te ocasiona. Por ejemplo:

- Crear y enviar facturas automáticas. No te olvides de echar un vistacillo al artículo en el que te contamos las novedades sobre el sistema Verifactu, que debes cumplir en 2026.

- Ver tus ingresos, gastos y estadísticas al momento, lo que te da agilidad para tomar decisiones al momento y poder atajar posibles desajustes o problemas de stock. ¡Recuerda! El balance muestra los datos teniendo en cuenta la fecha de cobro de la factura, no la fecha de emisión de la misma. Es decir, si estableces las mismas fechas en los filtros, puede que no te coincida el importe del balance con el de las facturas. Eso se debe a que tienes alguna factura emitida sin cobrar. Si tienes cualquier duda al consultar estos apartados, recuerda que puedes contactar con nuestro equipo de soporte y te ayudan en lo que necesites.

- Controlar impagos, bonos, tratamientos y agenda sin volverte loco.

- Exportar informes listos para tu asesoría.

Ventajas de externalizar la contabilidad de tu clínica

¿Cuántas listas de pros y contras has hecho a lo largo de tu vida, más allá de para convencerte de que tu cita de la juventud que tanto deseabas tener era con la persona adecuada? ¡Pues este es un buen momento! Vamos con las ventajas de que una asesoría te lleve la gestión de la contabilidad de tu clínica.

1. Más tiempo para tus pacientes (y menos para el Excel).

Cada hora que pasas con temas contables que se te atascan es una hora menos con un paciente o haciendo crecer tu clínica. Externalizar te da tiempo, foco y paz mental; vamos que vivirás un poquito menos estresado.

Si pasas horas peleándote con Excel, facturas y modelos tributarios, ese tiempo podrías dedicarlo a captar pacientes, lanzar campañas, mejorar procesos o simplemente salir antes de la clínica.

Externalizar te da ese respiro mental y operativo que necesitas para pensar en cómo seguir mejorando tu clínica en otros aspectos.

2. Seguridad legal (sin aprender fiscalidad en YouTube)

Las normas cambian cada dos por tres, y YouTube quizás no es el sitio idóneo para aprender a aplicarlas en tu clínica. ¡Cuidado! Que para saber cómo dar una puntada y que no se te caigan cada dos por tres los botones de la bata, o para aprender sobre estrategia y mejoras con el canal de Emprende Salud en la plataforma, es maravilloso.

Pero claro, si luego hay un error en tu contabilidad, el responsable eres tú, y a Hacienda le va a dar igual dónde te hayas informado. Por eso, tener un buen asesor contable especializado en clínicas es una inversión, no un gasto.

Si, por ejemplo, tienes una clínica de logopedia y declaras mal el IVA de tus servicios porque no sabías qué tratamientos estaban exentos. Resultado: sanción + intereses. Con la ayuda de un asesor especializado podrías haberlo evitado.

3. Te adaptas al crecimiento.

Tu clínica va creciendo y cambiando, ¡y eso nos encanta! Pero claro, eso supone muchos más pacientes, empleados, quién sabe, igual, nuevas clínicas y, por supuesto, muchos más papeleos.

El hecho de externalizar la contabilidad de tu clínica te permitirá escalar sin estar todo el día con la lengua fuera. Un buen asesor te ayudará a presentar los modelos necesarios, pero también a entender tu estructura de costes, cómo pagar menos impuestos legalmente y qué puedes optimizar.

Además, si combinas esto con datos de tu software de gestión clínica como Archivex, puedes saber si te conviene contratar a alguien más, subir precios o abrir otra sede.

¿Y las desventajas?

1. Sensación de perder el control.

Externalizar implica que otra persona gestiona tus números. Aunque esto puede ser positivo, también puede generarte sensación de falta de control si no tienes una buena comunicación con la asesoría.

Por eso lo ideal es combinar: usa Archivex para tener visión y deja que la gestoría ejecute lo técnico.

2. Elegir mal a tu asesoría

No todas las asesorías son iguales. Si eliges una poco profesional, puedes tener errores, retrasos o incluso sanciones, y eso acabará por crispar tus nervios.

Elige una asesoría con experiencia en el sector sanitario o clínicas privadas, ya que conocen las particularidades del negocio y tú dormirás mucho más tranquilo.

3. El coste como inversión, no como gasto.

Aunque suele ser más barato que contratar a alguien interno, externalizar tiene un coste mensual que debes ver como una inversión. Es más rentable que un error con Hacienda o una nómina mal calculada.

¿Cuánto cuesta externalizar la contabilidad de mi clínica?

Existen muchos factores que influyen en el coste de externalizar la contabilidad de tu clínica: número de empleados, autónomos, número de clínicas, ciudad, etc. Pero dentro del sector se manejan diferentes baremos que pueden ayudar a hacerte una idea de cuánto te supondrá, pero siempre es interesante que busques diferentes opciones y valores.

¿Cuándo es el momento de externalizar?

Seguro que en algún momento de tu adolescencia has respondido a un test de una revista para saber a qué futbolista o actriz te pareces. Pues esto es parecido, pero vamos a detectar si es el momento de que empieces a delegar el tema contable de tu clínica. ¡Vamos a ello! Si alguna de las siguientes situaciones te ha ocurrido en el día a día de la gestión de tu clínica, ¡es el momento de externalizar!

- Tienes más dudas fiscales que certezas.

- Estás creciendo y necesitas informes claros para tomar decisiones.

- Tu bandeja de entrada tiene un correo de la Agencia Tributaria (y se te acelera el pulso).

- No sabes cuánto ganas realmente.

- No tienes ni idea de qué es el modelo 303.

- Has contratado a alguien y no sabes qué convenio aplicar.

¿Externalizar la contabilidad o llevarla yo?

No hay una única respuesta. Depende de tu situación, tus habilidades y tu tiempo disponible. Pero si lo que buscas es eficiencia, seguridad y tranquilidad, externalizar la contabilidad de tu clínica puede ser una de las mejores decisiones empresariales que tomes.

La clave está en no soltar el control, pero tampoco cargar con todo.