¿Cómo gestionar las dietas laborales de los empleados de mi clínica?

Como gestor de una clínica, una de tus responsabilidades clave es asegurar que las dietas y compensaciones adicionales para los empleados se gestionen de acuerdo con la normativa vigente.

Las dietas son un aspecto importante del paquete de compensaciones, especialmente cuando los empleados deben desplazarse o trabajar fuera de su lugar habitual.

Aunque seguro que ya lo sabes, para recordarlo, este artículo proporciona una guía detallada sobre las dietas que debes pagar a tus empleados.

¿Qué son las dietas?

Las dietas son cantidades que la empresa paga a sus empleados para cubrir los gastos derivados de viajes y desplazamientos por motivos laborales. Estos gastos incluyen alojamiento, manutención y desplazamiento. La normativa fiscal establece condiciones específicas bajo las cuales estas dietas están exentas de tributación.

Tipos de dietas

Las dietas laborales que pueden percibir los empleados de tu centro se dividen principalmente en dos categorías:

1. Dietas por desplazamiento: Compensan los gastos de transporte cuando el empleado se desplaza fuera de su lugar de trabajo habitual, por ejemplo, para atender una consulta en una vivienda o en algún centro diferente.

2. Dietas por manutención y alojamiento: Cubren los gastos de comidas y alojamiento durante el tiempo que el empleado está fuera de su residencia por motivos laborales. Esto sería si tus profesionales tuvieran que acudir a una convención en otra ciudad y necesitaran alojarse en un hotel.

Normativa fiscal sobre dietas

Según la Agencia Tributaria, las dietas están exentas de tributación siempre que se cumplan ciertos requisitos. A continuación, se detallan los límites y condiciones actuales para que estas dietas no se consideren renta del trabajo y, por tanto, estén exentas de IRPF.

1. Desplazamientos dentro del territorio nacional:

- Manutención: Las dietas para manutención están exentas hasta 26,67 euros diarios si el desplazamiento no requiere pernoctar y hasta 53,34 euros diarios si el desplazamiento requiere pernoctar.

- Alojamiento: Las cantidades destinadas a cubrir los gastos de alojamiento están exentas si se justifica el gasto con factura.

2. Desplazamientos al extranjero:

- Manutención: Las dietas para manutención en el extranjero están exentas hasta 48,08 euros diarios si no se requiere pernoctar y hasta 91,35 euros diarios si se requiere pernoctar.

- Alojamiento: Al igual que en los desplazamientos nacionales, las cantidades para alojamiento están exentas si se justifica el gasto con factura.

Requisitos para la exención de las dietas

Para que las dietas estén exentas de IRPF, deben cumplirse los siguientes requisitos:

1. Justificación del desplazamiento: El desplazamiento debe estar justificado por motivos laborales y debidamente documentado.

2. Comprobantes y facturas: Los gastos de alojamiento deben estar respaldados por facturas y los gastos de manutención deben estar adecuadamente documentados.

3. Justificación del desplazamiento y permanencia: Deben poder justificarse los días de desplazamiento y permanencia fuera del lugar habitual de trabajo.

4. Distancia del desplazamiento: El desplazamiento debe ser a un lugar distinto al habitual de trabajo y, generalmente, a una distancia significativa de la residencia del empleado.

Gestión de las dietas en tu clínica

Para gestionar eficazmente las dietas de tus empleados, es importante seguir una serie de buenas prácticas.

Establece una política clara y transparente sobre las dietas. Define quiénes son elegibles para recibir dietas y en qué circunstancias y, además, especifica los tipos de gastos que serán reembolsados (transporte, alojamiento, comidas, etc.).

No está de más detallar los límites diarios y totales para cada tipo de gasto; así tus empleados sabrán con antelación las cantidades a las que tienen que adaptarse.

Por último, facilita un procedimiento claro para solicitar y obtener el reembolso de dietas, incluyendo los formularios necesarios y la documentación requerida.

Documentación y registro

Mantén un registro detallado de todas las dietas pagadas, incluyendo la fecha y lugar del desplazamiento. Para ello es necesario contar con un registro de las fechas y lugares de los desplazamientos.

Es vital dejar claro el motivo del desplazamiento, por lo que será necesaria la documentación que justifique el fin laboral del viaje y, a mayores, tus empleados deberán aportarte los comprobantes de gastos. Es necesario que conserven todas las facturas y recibos relacionados con los gastos de alojamiento y manutención.

Uso de herramientas digitales

Implementa herramientas digitales y software de gestión para facilitar el seguimiento y la administración de las dietas.

Por ejemplo, las aplicaciones de gestión de gastos te pueden ser muy útiles. Apóyate en un software que permita a los empleados escanear y enviar recibos directamente desde sus dispositivos móviles.

Otra opción es disponer de bases de datos centralizadas. Un sistema digital y común para almacenar y acceder fácilmente a los registros de dietas de todos los profesionales de tu clínica.

Capacitación y comunicación

Asegúrate de que todos los empleados estén informados sobre la política de dietas y sepan cómo proceder para solicitarlas. Ofrece sesiones de capacitación regulares y proporciona materiales de referencia, como guías y manuales.

Revisión y auditoría periódica

Realiza revisiones y auditorías periódicas para asegurar que las dietas se están gestionando correctamente y cumpliendo con la normativa fiscal.

Si quieres ir al día y cumplir con la normativa de tu centro, deberás asegurarte de que todos los registros y documentos estén completos y precisos.

Además, verificar que las dietas pagadas cumplen con los requisitos de exención fiscal es un paso crucial para evitar errores o problemas llegado el momento de su abono en la nómina.

Consecuencias de una mala gestión de las dietas

Una gestión inadecuada de las dietas puede tener varias consecuencias negativas y afectar tanto a tus profesionales como a tu centro en general.

1. Sanciones fiscales: El incumplimiento de la normativa fiscal puede resultar en sanciones y multas por parte de la Agencia Tributaria.

2. Problemas de tesorería: El reembolso indebido de gastos puede afectar la tesorería de la clínica y su estabilidad financiera.

3. Descontento del personal: Una gestión deficiente de las dietas puede generar descontento y baja moral entre los empleados, afectando su rendimiento y compromiso con la clínica.

La gestión eficiente y conforme a la normativa de las dietas para empleados es esencial para el buen funcionamiento de tu clínica. Establecer políticas claras, mantener una documentación rigurosa, utilizar herramientas digitales y realizar revisiones periódicas son pasos fundamentales para asegurar una administración adecuada.

Cumplir con la normativa fiscal no solo evita sanciones, sino que también contribuye a mantener un ambiente de trabajo positivo y productivo. Con estas prácticas, puedes garantizar que las dietas se gestionen de manera justa y eficiente, beneficiando tanto a la clínica como a sus empleados.