¿Cuándo prescribe una factura impagada en mi clínica?

Evitar que una factura impagada prescriba no es sencillo, debes tener en cuenta plazos y métodos para evitar que esto suceda. No abonar una factura o no reclamar aquellas que te deben a ti afectará a la imagen y reputación de tu clínica, no lo olvides.

¿Qué es la prescripción de una factura impagada?

Se trata del proceso por el cual un vendedor, ya sea autónomo o empresa, pierde el derecho de cobrar una factura impagada. También se conoce como prescripción extintiva, es un movimiento legal para combatir la poca credibilidad en los derechos de cobro que, a veces, provienen de una contabilidad que no es fiable.

Ahora bien, supone un gran desafío para los profesionales que, si no actúan rápidamente, pueden perder la posibilidad de reclamar el dinero que se les debe si se ha pasado el plazo de reclamación.

Si como gestor de tu clínica te has encontrado en esta situación, te contamos qué necesitas saber para entender hasta cuando puedes reclamar ese pago y, por desgracia, cuando prescribe esa factura y pierdes el derecho a solicitar su abono.

¿Cuándo prescribe una factura?

Hay dos casos, bien el emisor de la factura no ha reclamado el pago de manera formal o, por otra parte, el receptor no ha cumplido con su obligación de pagar esa factura.

Plazos de reclamación antes de la prescripción

Según la normativa en España, los plazos de prescripción de una factura se encuentran especificados en el Código Civil. Anteriormente, este plazo tenía una duración de 15 años, pero la Ley 42/2015, de 5 de octubre, estableció que el plazo de prescripción de cobro de facturas es de 5 años para la mayoría de los casos.

Eso sí, en función del tipo de deudor de la factura impagada, el plazo de descripción puede variar ligeramente:

- Facturas entre empresas y autónomos: plazo de 5 años en todas las Comunidades Autónomas, salvo en Cataluña, que es de 3 años. En este supuesto se encontrarían las facturas que tendrías con las empresas de suministros o cualquier otra.

- Facturas dirigidas a particulares: plazo de 3 años para reclamar. Estas son, por ejemplo, las facturas que diriges a los pacientes que reciben tratamiento en tu centro.

- Facturas dirigidas a administraciones públicas: 4 años hasta que la factura prescriba.

Para deudas derivadas de préstamos, pagos o reparto de dividendos, impago de alquileres o deudas de suministros (agua, luz o gas), el plazo de prescripción es de 5 años. Por otro lado, si esa factura impagada corresponde a deudas con hospedajes o por servicios de agentes legales, el plazo es de 3 años.

Las facturas impagadas relacionadas con el pago de hipotecas cuentan con el plazo de prescripción más largo, llegando a 20 años.

¿Cómo puede afectar a tu clínica?

Si no cobras una factura a tiempo, puede repercutir en tu liquidez y rentabilidad, afectando al normal desarrollo de tu centro.

Además, si el resto de pacientes o proveedores se dan cuenta de que no tomas las medidas oportunas y no reclamas ese pago, pueden verse motivados a dejar otras facturas sin abonar.

IVA de una factura impagada

Hoy en día, debes saber qué, como autónomo o empresa, tienes la obligación de pagar el IVA de todas las facturas que hayas emitido, sean abonadas o no. Esto supone una gran desventaja, puede suceder que pagues el importe de este tributo por adelantado y después no lo recuperes debido a la factura impagada.

Pero tranquilo, los profesionales sí tenéis derecho a recuperar esta cantidad correspondiente al IVA. Para ello, se deben cumplir una serie de requisitos:

• El deudor debe ser un autónomo u otra empresa.
• El IVA debe estar abonado y registrado en la contabilidad de tu clínica.
• Tienen que haber pasado 6 meses mínimo desde que se inició el plazo de impago.
• Tienes que reclamar el abono de la factura oficialmente, mediante notario o abogado.

Si se cumple todo lo anterior, podrás comenzar con el proceso para conseguir la devolución del IVA en facturas impagadas. Te contamos los pasos que debes seguir:

1. Inicia la reclamación de la factura impagada en cuestión.

Este primer paso es vital para que la factura se catalogue como incobrable y, por ende, puedas reclamar el IVA. Si quieres hacerlo rápidamente y que no te salga muy caro, lo mejor es mediante un juicio monitorio. Eso sí, el importe a cobrar no puede superar los 250.00 euros.

PLAZO: Tienes 3 meses para reclamar desde que se considera impagada e incobrable.

2. Emite una factura rectificativa.

Una vez revisadas las fechas, si todavía estás en plazo, es el momento de emitir una factura rectificativa para cambiar el importe de la base imponible. Esto te permitirá comunicar a la Agencia Tributaria que has abonado el IVA de facturas impagadas y, por lo tanto, te lo deben devolver.

Los plazos para hacer esta rectificación varían en función del tamaño de la empresa.

• Para pymes, deberán hacer este cambio en un plazo de 6 meses desde que se cataloga como factura incobrable.
• Para grandes empresas, el plazo para hacer esta modificación será de 3 meses desde que se considera incobrable.

3. Cumplimentar la documentación necesaria.

Siempre debes enviar la documentación que te permita informar a ambas partes del procedimiento que estás realizando. Primero, al cliente la factura y, a mayores, a la Agencia Tributaria un formulario determinado para cumplimentar los datos que se solicitan.

4. Recuperar el porcentaje correspondiente a la liquidación del IVA

Llegado el momento de realizar la liquidación trimestral o mensual del IVA; si este periodo corresponde con la factura impagada, es el momento de recuperar el importe abonado por IVA previamente.

¿Se puede evitar?

Ahora bien, tienes dos opciones para poder reclamar una factura impagada y cobrar el servicio o tratamiento ofrecido antes de que llegue al fin el plazo de prescripción.

Reclamación amistosa o formal

Como emisor, debes demostrar que el pago de dicha factura ha sido reclamado de manera formal, ya sea por correo electrónico o por correo ordinario. El recordatorio debe hacer referencia a la factura impagada concreta con todos los detalles.

Te recomendamos que acompañes este recordatorio con una llamada telefónica o un mensaje, iniciando una conversación que permita solucionar la situación y llegar a un acuerdo.

Proceso monitorio

Esta es la vía judicial para reclamar el pago de esa factura, siempre que no supere los 250.000 euros (en caso de superarlos deberás recurrir a un notario o un juicio ordinario).

Ahora que ya sabes todo lo necesario sobre las facturas impagadas y cómo gestionarlas, está en tu mano controlarlas para evitar que afecten negativamente al desarrollo de tu clínica. Revisa los plazos, comprueba si es necesario emitir una factura rectificativa y haz lo posible para no quedarte con facturas sin cobrar.