Facturas rectificativas en tu clínica

¿Has emitido una factura errónea o necesitas cambiar algún detalle de la factura original? La factura rectificativa es el documento para corregir los datos necesarios de manera legal.

Si en algún momento has tenido que emitir facturas a proveedores o empresas asociadas a tu clínica y tenían algún dato equivocado, seguro que te han surgido algunas dudas sobre la manera de proceder.

Lo más importante es destacar que cualquier error en una factura ordinaria, tiene solución. Esta pasa por emitir facturas rectificativas en las que solventar y actualizar la información necesaria.

¿Qué son las facturas rectificativas?

Una factura rectificativa es un documento contable que ha de emitirse para corregir o modificar una factura anterior, es decir, la factura original. Se debe a que, por ley, no se pueden modificar facturas que ya han sido emitidas, por lo que se rectifican los datos en esta nueva.

La mayoría de facturas rectificativas suelen emitirse para corregir datos erróneos como pueden ser el número de factura, la razón social o el CIF. Sin embargo, también se pueden utilizar para reflejar una renegociación de condiciones en una rebaja del precio o para recuperar el IVA de una factura impagada.

Tipos de facturas rectificativas

Debido a los diferentes motivos por los que pueden ser emitidas, hay diversos tipos de facturas rectificativas. A continuación te dejamos las más comunes:

- Factura emitida por error en la fecha, CIF o cualquier otro dato de facturación: este tipo de factura debe contener la información correcta más un apartado concreto en el que se indique el motivo y los datos cambiados. Es fundamental que la serie sea diferente y la fecha de emisión sea la actual, la del día que la estás corrigiendo.

En este caso también entrarían aquellas facturas en las que se debe corregir información errónea en los datos del cliente. Deberás emitir una factura negativa con los datos del cliente erróneo, explicando por qué se corrige y, además, deberás emitir una factura nueva con los datos correctos dirigida al cliente real.

- Factura emitida por equivocación en el importe: aquí también entrarían las que solventen fallos en el tipo impositivo o las cuotas de IVA. Lo más sencillo es que la nueva factura incluya los datos correctos y que indique claramente la modificación. Aunque hay otra opción, en esta nueva factura podrías reflejar tan solo la diferencia entre la cantidad correcta y la errónea, sea el resultado negativo o positivo. En este segundo caso, ambas facturas serán válidas, mientras que en la primera opción, la factura rectificativa anularía a la original.

- Factura emitida por devolución de mercancía: este tipo de factura se expide cuando se devuelve un producto o la mercancía que anteriormente ya ha sido facturada. Por lo tanto, se deberá crear una factura nueva en la que se actualice esta información para reajustar el importe.

¿Cuándo se utilizan estas facturas?

En el momento que entró en vigor el nuevo reglamento de facturación, el 30 de noviembre de 2012, dejó de ser posible anular una factura y emitir una nueva por la misma operación. Además, tampoco se pueden modificar las facturas ordinarias de manera directa.

Es cuando la factura original no cumple con los requisitos o contiene algún error, cuando se debe emitir obligatoriamente una nueva factura rectificativa.

Requisitos de una factura rectificativa

Al igual que con las facturas ordinarias, para emitir facturas rectificativas, estas deben cumplir una serie de condiciones para acatar la legalidad.

Básicamente, debe ser igual a la factura original pero con pequeñas modificaciones.

- Debe constatar que se trata de una factura rectificativa.

- Tiene que aparecer detallado el motivo de la rectificación.

- Debe hacer referencia a la factura que rectifica, indicando su número y serie.

- Cuenta con una numeración especial y serie diferente a las facturas ordinarias.

Además, en cuanto al contenido exacto, en las facturas rectificativas es obligatorio que aparezca:

- Número de esta nueva factura.

- Fecha de la emisión, es decir, la fecha actual.

- Datos del emisor y del cliente.

- Descripción de los productos y/o servicios que se incluyen en la factura, detallando el precio individual de cada uno de ellos.

- Tipo impositivo (IVA e IRPF) y cuota tributaria. (resultado de aplicar el tipo de impuesto a la base imponible).

- Importe total de la factura.

En resumen, los contenidos son prácticamente iguales a los de una factura ordinaria, pero con las especificaciones mencionadas anteriormente.

Aunque si hay algo que debes tener en cuenta, es que, la numeración de las facturas rectificativas debe ser diferente a la serie numérica que siguen las facturas ordinarias. Esto significa que tienen una serie numérica propia y debe ser correlativa y sin saltos entre ellas. Como consejo, se pueden nombrar como serie R, ya que puede ser más cómodo para identificarlas.

¿Hay plazo para emitir este tipo de facturas?

No hay un plazo de días estipulado, pero este tipo de facturas se deben emitir tan pronto como se detecten los errores comentados anteriormente y así solventarlos cuanto antes.

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición. No pueden haber transcurrido más de cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Y ahora? Con toda la información referente a las facturas rectificativas, ya estás preparado para hacer frente a tu facturación y poder solventar cualquier fallo que se pueda producir.