¿Qué debo tener en cuenta ante una inspección de Hacienda en mi clínica?

Contar con estrategias efectivas es vital para afrontar una inspección de Hacienda en tu centro. No dejes que la situación te agobie, recuerda que una buena organización es, quizá, lo más importante para superar con éxito esta experiencia.

La visita de la Agencia Tributaria puede generar inquietud, especialmente en un entorno tan específico como el de las clínicas. Sin embargo, con una adecuada preparación y conocimiento, puedes afrontar esta situación con seguridad y confianza. Seguro que ya lo sabes, pero vamos a recordar lo fundamental para que sepas qué esperar y cómo actuar ante una inspección de Hacienda.

Conoce tus derechos y obligaciones como gestor de tu centro

Lo primero que debes tener claro es que, como administrador de tu clínica, tienes derechos y obligaciones durante una inspección de Hacienda. Es crucial que conozcas ambos aspectos para poder gestionar adecuadamente la visita de los inspectores.

Derechos:

- Tienes derecho a ser informado sobre el motivo de la inspección. - Puedes solicitar la identificación de los inspectores. - Tienes derecho a estar presente durante la inspección o designar a un representante. - Puedes solicitar copias de los documentos revisados.

Obligaciones:

- Debes facilitar el acceso a los libros y registros contables. - Estás obligado a proporcionar la información solicitada de manera veraz y completa. - Debes permitir el acceso a las instalaciones de la clínica durante el horario laboral.

Preparación previa: Mantén tus documentos en orden en tu clínica

La organización y el orden son clave para afrontar una inspección de Hacienda con éxito. Asegúrate de que todos los documentos y registros contables estén actualizados y accesibles. Esto incluye:

- Libros contables: Diario, mayor, inventarios y balances, así como el libro de actas.

- Facturas: Tanto emitidas como recibidas. Es crucial que todas las facturas cumplan con los requisitos legales.

- Declaraciones tributarias: Todas las presentaciones de impuestos (IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades, etc.) deben estar al día y correctamente archivadas.

- Documentación laboral: Nóminas, contratos de trabajo, y cualquier otro documento relacionado con el personal de la clínica.

- Cuentas bancarias: Extractos y cualquier documento relacionado con movimientos financieros.

Revisa los procedimientos internos de tu clínica

Es importante que, además de tener todos los documentos en orden, revises tus procedimientos internos para asegurarte de que estás cumpliendo con todas las normativas fiscales y laborales. Considera realizar auditorías internas periódicas que te ayuden a identificar y corregir posibles irregularidades.

Aspectos que comprobar:

- Facturación: Verifica que todas las operaciones están debidamente facturadas y registradas.

- Contratación de personal: Asegúrate de que todos los empleados de tu centro están correctamente dados de alta y que sus contratos cumplen con la legislación vigente.

- Gastos deducibles: Comprueba que todos los gastos deducidos en tus declaraciones fiscales son justificables y están documentados. Te recomendamos tener preparados con antelación todos los recibos o facturas que puedas necesitar presentar.

Durante la inspección: Conserva la calma y colabora

El día de la inspección puede resultar estresante, pero es fundamental mantener la calma y colaborar con los inspectores. A continuación, algunos consejos para gestionar este momento:

- Recibe a los inspectores con cortesía: Una actitud profesional y colaborativa puede facilitar mucho el proceso durante el tiempo que estén en tu centro.

- Facilita el acceso a la información: Proporciona los documentos solicitados de manera rápida y eficiente. Por este motivo es vital que tengas todo preparado y ordenado antes del momento en cuestión.

- Responde con claridad: Si los inspectores tienen preguntas, responde de manera clara y honesta. Si no tienes la respuesta en el momento, ofrece buscar la información y proporcionarla lo antes posible.

- Registra la inspección: Lleva un registro detallado de todo lo que sucede durante la inspección. Anota los documentos revisados y las preguntas formuladas por los inspectores.

Post-inspección: Acciones y posibles consecuencias

Una vez finalizada la inspección, Hacienda emitirá un informe con los resultados. Dependiendo de las conclusiones del informe, pueden darse diferentes escenarios:

- Sin incidencias: Si no se detectan irregularidades, la inspección habrá terminado sin más consecuencias.

- Con incidencias menores: Pueden solicitarte que corrijas ciertos aspectos administrativos o contables. En este caso, realiza las correcciones necesarias y asegúrate de evitar estos errores en el futuro.

- Con irregularidades significativas: Si se detectan incumplimientos graves, Hacienda puede imponer sanciones económicas. Es crucial actuar con rapidez y, si es necesario, buscar asesoramiento legal y contable para afrontar la situación.

Prevención a largo plazo

Para minimizar el riesgo de problemas en futuras inspecciones en tu clínica, es importante adoptar una estrategia de prevención a largo plazo:

- Formación continua: Mantente al día con las novedades fiscales y laborales. Invierte en la formación continua de tu equipo en estos temas.

- Auditorías internas periódicas: Realiza auditorías internas regularmente para asegurarte de que todo está en orden.

- Asesoramiento profesional: Considera contar con un asesor fiscal o una empresa de consultoría especializada en el sector sanitario que te ayude a mantener tu clínica en cumplimiento con todas las normativas.

Conclusión

Enfrentarse a una inspección de Hacienda puede parecer una tarea ardua, pero con la preparación adecuada y un enfoque proactivo, puedes gestionarla con éxito. Recuerda siempre, mantén tus documentos en orden, revisa tus procedimientos internos, y colabora con los inspectores de manera profesional y calmada.

No olvides que la prevención y el cumplimiento continuo son la mejor estrategia para evitar problemas futuros. Con estos consejos, podrás afrontar cualquier inspección con confianza y seguridad, garantizando la estabilidad y transparencia de tu clínica.