Control de horarios en mi clínica, ¿Cómo llevarlo a cabo?

¿Sabes que estás obligado a registrar las horas que trabajan los empleados de tu clínica? Esto no significa que debas priorizar la cantidad por encima de la calidad, pero debes cumplir con la legalidad y mantener la estabilidad de tu plantilla.

Tras la publicación en el BOE de la normativa de control de horarios en 2019, las empresas, incluidas las clínicas y centros médicos, deben mantener un correcto seguimiento de las horas laborales realizadas por sus empleados.

A partir de ese momento es obligatorio que todas las empresas cuenten con un registro horario de sus profesionales, independientemente de su tipo de jornada. Además, estos registros deben almacenarse por la empresa durante mínimo 4 años.

En caso de querer revisar su control horario, tanto los empleados como los sindicatos deberán tener acceso a este para poder revisar tiempos de trabajo y posibles horas extra realizadas. Por último, en caso de solicitarlo, los empleados podrán saber cada mes el cómputo de horas extras que han realizado.

Novedades legislativas sobre el control horario para 2025.

Aunque aún sin aprobación en el BOE, parece que el paradigma del control de horario laboral va a cambiar en los próximos meses del 2025. Según lo aprobado hasta el momento, únicamente el Consejo de Ministros, en un futuro, el control del horario deberá realizarse de forma digital. Esto supone que métodos como la firma en papel, la huella dactilar o sistemas biométricos dejarán de tener validez, y se deberá contar con un software que posibilite el registro de entradas y salidas.

Sabemos que los nervios te comen por las noticias que se han empezado a oír y te ronda la cabeza la pregunta de: “¿y si me multan por no tener esto ya?”. ¡Tranquilidad!

Como siempre, desde Archivex os iremos actualizando la información y cumpliremos con la normativa cuando la ley lo establezca, pero os recordamos que ni tan siquiera está aprobado en Consejo de Ministros, así que, como dice el dicho, “las cosas de palacio van despacio”.

¿Qué es el control horario y cuál es su objetivo?

La iniciativa surgió a raíz de la idea de solventar un problema, el abuso laboral hacia los trabajadores, posibles fraudes por no pagar o la no compensación de las horas extraordinarias realizadas.

El control horario de los empleados es, básicamente, el hecho de registrar el ingreso y salida a sus puestos de trabajo o, también, el inicio y final de la jornada laboral en caso de contar con la modalidad de teletrabajo. Imagina que, en tu clínica, alguno de los profesionales realiza consultas por videollamada algún día de la semana y por eso trabaja desde su casa; en estos casos también es obligatorio marcar la hora de entrada y de salida al finalizar su jornada.

Además, ya no solo por cumplir con la ley actual o por regular el registro de horas; este control es también una herramienta vital para organizar los diferentes departamentos o secciones que integran tu clínica. Es una vía eficaz para fomentar la autodisciplina, el compromiso con el centro y la optimización del recurso más valioso de los profesionales: el tiempo.

Seguro que ya conocías esta normativa, pero, ¿sabes sus consecuencias?

Sanciones por no cumplir el control laboral en tu centro

Al ser una ley de obligatorio cumplimiento, no realizar estas prácticas incurre en una grave infracción que puede conllevar multas de diferentes cantidades. La realidad es que, cualquier empresa, sin diferenciación por su tamaño o sector de actividad, está obligada a realizar este control horario si no quiere enfrentarse a las penalizaciones correspondientes.

Según la Ley de Infracciones del Orden Social, hay distintos tipos de sanciones por incumplimiento de la normativa. La primera es la relacionada con una cuestión legal de registro, esta multa podría variar entre 60 euros y más de 600 euros.

En el caso de la ausencia de registro o alteración de las horas pactadas en el convenio colectivo, la multa podría variar entre los 600 euros y los 6000 euros. Eso sí, las infracciones más graves pueden llegar a superar los 150.000 euros de sanción. Todo dependerá de la gravedad y el origen de la negligencia; puede derivar de una inexistencia de sistemas de control, la no comunicación al trabajador de sus horas trabajadas o el enmascaramiento de horas extra para no abonarlas.

Solución para el control horario de tus trabajadores

En cuanto a la manera de cumplimentar este registro, no hay nada establecido en la normativa aunque, con la obligatoriedad, han surgido muchas herramientas que te podrían ayudar en este sentido. Papel, Excel, software de gestión, registro de huella dactilar… las opciones son infinitas y debes elegir la más eficiente para ti.

Para ello, debes pensar qué encaja más con tu filosofía o con las necesidades de tu centro. ¿Has pensado en tarjetas de fichaje individuales? Así, cada profesional tendrá la suya y podrá fichar según llega a primera hora y cuando vaya a salir. Si prefieres que tus empleados no tengan la necesidad de tener ningún material, puedes colocar un lector de huellas digitales o un lector de código QR. Así, no necesitarán llevar nada encima más que su propio móvil. ¡Todo ventajas!

La tecnología ha avanzado tanto que ha permitido desarrollar múltiples sistemas para contabilizar las horas de trabajo, incluso para medir la productividad durante ellas.

Otra opción, aunque es de las menos fiables dado que se puede perder o estropear, es la clásica hoja de fichaje. En ella, tus empleados deberán apuntar el día y la hora a la que llegan y dejar plasmada su firma.

¿Y qué pasa con los profesionales que tengan teletrabajo algún día?

No tendrás que preocuparte, puedes instalar algún software que permita a cada empleado fichar desde su ordenador o móvil de trabajo. Si te preocupa el rendimiento y la productividad en estas ocasiones, deja que los avances te saquen de dudas y registra también la productividad durante las jornadas de trabajo.

¿Hay exenciones a este control horario?

Aunque sí es cierto que hay varias excepciones al cumplimiento de esta ley, las que podrían afectarte a ti o a los profesionales que trabajan en tu centro serían las siguientes.

En primer lugar, en aquellas relaciones de carácter especial como el personal de alta dirección, no se aplica el mandato referente al registro de la jornada. Además, si eres autónomo o trabajas con autónomos en tu clínica, tampoco estáis obligados a cumplimentar el registro de horario.

Ahora que ya conoces los requisitos para cumplir con la legalidad sobre el control de fichaje y, también, las posibles consecuencias si no lo haces; es momento de establecer los métodos más eficaces para registrar las jornadas laborales de tus profesionales.

Busca la comodidad y la seguridad, cuánto más sencillo sea para tus empleados, mejor lo cumplirán y tú podrás llevar un registro fiable y tener todos los datos a mano.