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TicketBAI, ¿cómo realizar la contabilidad de mi clínica según la normativa?

Por Miranda Bravo @ 08/07/2024

Contabilidad
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ticket bai clínica

La implementación del sistema TicketBAI en el País Vasco ha traído una serie de cambios importantes en la manera en que las clínicas deben gestionar su facturación.

En este artículo, te proporcionaremos una guía detallada y práctica para que puedas adaptarte fácilmente a esta normativa y asegurar el cumplimiento en tu clínica. Además, te contamos cómo Archivex está preparado para ponértelo más fácil y ayudarte a cumplir los requisitos legales sin tener que realizar ningún esfuerzo.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es una iniciativa conjunta de las tres Haciendas Forales del País Vasco (Álava, Guipúzcoa y Vizcaya) cuyo objetivo principal es combatir el fraude fiscal y garantizar la transparencia en las operaciones comerciales. Este sistema exige que todas las facturas emitidas sean registradas y reportadas a la Hacienda Foral correspondiente en tiempo real.

Para las clínicas, esto implica una serie de requisitos técnicos y administrativos que deben ser implementados cuidadosamente para evitar sanciones.

Requisitos básicos de TicketBAI para clínicas

El primer paso para cumplir con TicketBAI es asegurarte de que tu software de facturación sea compatible con esta normativa. Tu software debe ser capaz de generar un archivo XML con los datos de la factura y firmarlo digitalmente antes de enviarlo a la Hacienda Foral. Además, cada factura debe ser firmada digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.

Esta firma se puede realizar de dos modos:

1- Mediante un certificado digital que puedes obtener a través de una entidad certificadora autorizada y que debes añadir en el programa de facturación que utilices en tu clínica.

2- Con Archivex Clinical. Nuestro software ya está preparado para llevar a cabo esta firma con nuestro propio certificado conforme a la legalidad, de esta manera tú no tendrás que preocuparte por nada más que atender a tus pacientes.

Una vez que la factura esté firmada digitalmente, debe ser enviada a la Hacienda Foral correspondiente en el momento de su emisión. Esto significa que tu sistema de facturación debe estar conectado a internet y configurado para enviar los datos automáticamente.

Pasos para implementar TicketBAI en tu centro

Lo primero que debes hacer es verificar si tu actual software de facturación cumple con los requisitos de TicketBAI. Si no es así, tendrás que adquirir uno nuevo o actualizar el existente.

El siguiente paso es obtener un certificado digital que te permitirá firmar las facturas electrónicamente. Este certificado lo puedes obtener a través de entidades como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o cualquier otra entidad certificadora reconocida. Además, es esencial para garantizar que las facturas emitidas por tu clínica sean válidas y estén protegidas contra manipulaciones.

Después, deberás configurar tu software de facturación para que envíe automáticamente los datos de las facturas a la Hacienda Foral en tiempo real. Esto generalmente se realiza en la configuración del software, donde se especifican los detalles del servidor y las credenciales de acceso proporcionadas por la Hacienda.

¿Y si tuvieras Archivex? Nuestro software de gestión clínica está configurado para emitir tus facturas como hasta ahora, ya sea a un paciente concreto, en bloque, desde tu ordenador o desde un dispositivo móvil. Al contar con este sistema, podrás olvidarte de buscar e implementar el certificado por tu cuenta; ya lo tendrás integrado en el programa.

El único cambio es que generamos e incluimos el código identificativo y QR obligatorios para TicketBAI. ¡No tendrás que hacer nada diferente!

De esta manera, cada vez que emitas una factura será enviada directamente a la Hacienda Foral, sin necesidad de instalar ningún certificado o duplicar documentos. Desde nuestro programa podrás también revisar el seguimiento de tus facturas para visualizar su estado.

¿Qué ocurre si te solicitan los archivos de facturación TicketBAI? Con Archivex podrás descargarlos y enviarlos cómodamente en un único fichero con toda la información reunida.

Formación y adaptación del personal

Es esencial que el personal de tu clínica esté bien informado sobre los cambios y nuevos procedimientos que conlleva la implementación de TicketBAI. Organiza sesiones de formación para que todo el equipo entienda cómo funciona el nuevo sistema de facturación, cómo generar y firmar las facturas digitalmente, y cómo manejar cualquier posible incidencia. La comprensión y la competencia del personal en estos procesos son fundamentales para asegurar una transición suave y efectiva.

Beneficios de cumplir con TicketBAI

Cumplir con TicketBAI no solo es una obligación legal, sino que también aporta una serie de beneficios significativos para tu clínica. En primer lugar, el sistema aporta una mayor transparencia a tus operaciones financieras y proporciona un alto nivel de seguridad gracias a la firma digital. Esto no solo te ayuda a cumplir con la normativa, también fortalece la confianza de tus pacientes y proveedores en la gestión de tu centro.

Además, el sistema de envío en tiempo real simplifica y automatiza el proceso de declaración de impuestos, reduciendo errores y facilitando la gestión fiscal. Una gestión eficiente de las facturas es crucial en una clínica con un alto volumen de transacciones diarias, y TicketBAI facilita esta tarea enormemente.

Finalmente, cumplir con esta normativa te ayuda a evitar sanciones y posibles complicaciones legales. Implementando correctamente este sistema, aseguras que tu clínica opera dentro del marco legal establecido, evitando así multas y otras penalizaciones.

Dudas más frecuentes

Es natural que surjan dudas durante la implementación de TicketBAI. A continuación, resolvemos algunas de las preguntas más comunes que pueden aparecer:

¿Qué hago si mi software de facturación no es compatible?

Si tu software de facturación actual no es compatible con TicketBAI, deberás buscar una solución que sí lo sea. En Archivex estamos preparados para ayudarte a gestionar la facturación de acuerdo con la normativa de TicketBAI. Además, tampoco tendrás que preocuparte por Batuz si tu clínica es de Bizkaia, también estamos adaptados para que nuestro software cumpla con sus requisitos.

¿Es complicado obtener el certificado digital?

Obtener un certificado digital es un proceso minucioso y que puede dar lugar a confusiones. Primero, debes contactar con una entidad certificadora autorizada, seguir sus instrucciones y completar el proceso de verificación. Una vez obtenido, el certificado se debe integrar en tu software de facturación para aparecer en tus facturas.

Es por eso que contar con un software como Archivex, que te evita todo este proceso y tiene el certificado ya incluido, es sinónimo de tranquilidad, calidad y tiempo.

¿Cómo saber si mis facturas se están enviando correctamente?

Tu software de facturación debe proporcionar notificaciones y registros de cada factura enviada a la Hacienda Foral. De esta manera, podrás revisar estos registros regularmente para asegurarte de que todas las facturas se están transmitiendo correctamente y que no hay errores en el proceso.

¿Qué ocurre en caso de una incidencia técnica?

Si experimentas una incidencia técnica que impide el envío de las facturas en tiempo real, es vital que documentes el problema y notifiques a la Hacienda Foral correspondiente. La normativa TicketBAI contempla estas situaciones, pero es crucial actuar rápidamente para resolverlas y evitar sanciones.

Implementar TicketBAI en tu clínica del País Vasco puede parecer un desafío, pero con la información y los pasos correctos, es un proceso manejable y beneficioso. Este sistema no solo te ayuda a cumplir con la normativa fiscal, sino que también mejora la transparencia, seguridad y eficiencia de tus operaciones financieras.

Recuerda que la clave para una transición exitosa es la planificación y la formación. Asegúrate de que tu equipo esté preparado, que tu software esté actualizado y que tus procedimientos sean revisados y probados antes de la implementación total.

Mantente en contacto con la Hacienda Foral para resolver cualquier duda y recibir apoyo durante el proceso. Al cumplir con TicketBAI, no solo evitarás sanciones, sino que también fortalecerás la gestión y la reputación de tu clínica.

¡Confía en Archivex para cumplir con TicketBAI y llevar tu clínica al siguiente nivel de eficiencia!

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