Cómo organizar la contabilidad en clínicas con financiación a pacientes

Seguramente en alguna ocasión has pensado que si ofreces financiación a tus pacientes, se animarán a hacer el tratamiento completo, y probablemente acertarás y las conversiones aumentarán. Pero…(Sentimos que haya un pero); seguramente, en el momento de empezar a hacer cuentas, tus números estén bailando la conga.

¿Por qué? Porque probablemente tú cuentes con ingresos que en tu banco no están reflejados y tu gestor se vuelva loco para cuadrarlo todo. Vamos, una situación estupenda.

Si tu clínica ya ofrece pagos fraccionados o estás pensando en hacerlo, este artículo es para ti. Porque sí: financiar tratamientos es una estrategia muy potente. Pero también es un campo minado si no llevas la contabilidad con cabeza. ¿Qué tal si hacemos las cosas bien?

“Si quieres profundizar más en el pago de tus servicios por parte de los pacientes, echa un vistazo a este artículo sobre formas de pago para clínicas: métodos más utilizados por los pacientes.“

¿Por qué ofrecer financiación en mi clínica?

Antes de meternos en harina contable, vamos a ver por qué cada vez más clínicas como la tuya se animan a ofrecer tratamientos mediante esta forma de pago.

Beneficios de financiar tratamientos.

- Aumenta la aceptación de presupuestos: muchos pacientes dudan en aceptar tratamientos por el coste inicial. La financiación convierte un pago grande en cuotas asumibles.

- Mejora la experiencia del paciente: facilitar el acceso refuerza la confianza y la fidelidad.

- Permite diferenciarte: en sectores saturados, ofrecer opciones de pago personalizadas puede marcar la diferencia.

Pero ojo: más accesibilidad también significa más responsabilidad para tu contabilidad. Porque cuando financias, los ingresos no se comportan como de costumbre. Y eso hay que saberlo reflejar bien.

Contabilidad de tratamientos financiados: el dilema del “ingreso que no ha llegado”.

En muchas clínicas, los tratamientos financiados se empiezan a anotar como ingresos desde el primer día, es decir, el paciente acepta el presupuesto, se inicia el tratamiento y, ¡alehop!, introducen como ingreso los 1.200 € como si ya estuvieran en caja. ¡Error!

Con esto lo que se consigue es que, en el momento de mirar la cuenta del banco, ese importe no aparece por ningún lado, y solo hay 100 o 200 €. El resto se irá pagando a lo largo de los meses, pero tú ya has pagado al proveedor, al terapeuta y el alquiler.

¡Aquí está el problema!: Hay que distinguir entre ingresos reales y devengados, y probablemente no lo estés haciendo. Cuando esto ocurre, el resultado es una falsa sensación de estabilidad. O lo que es peor: creer que tu clínica va viento en popa mientras las cuentas están en números rojos.

Errores frecuentes al registrar tratamientos financiados en clínicas.

¿Te encargas de llevar tú mismo la contabilidad de la clínica? Entendemos que se te escape de las manos, porque no estudiaste para cuadrar balances, sino para tratar a los pacientes y que se vayan felices de tu centro. Y porque, siendo realistas, a veces da miedo enfrentarse a las cifras reales.

Pero para poder tomar decisiones sanas, evitar sustos y asegurarte de que tu clínica es rentable, de verdad, es importante que conozcas cómo reflejar de forma correcta los tratamientos financiados.

Cómo organizar la contabilidad cuando ofreces financiación.

Si tienes una clínica de medicina estética y decides financiar un tratamiento de 1500 € en 10 cuotas a un paciente que no puede pagarlo todo de golpe, ¿cómo lo reflejas en tu contabilidad?

Lo primero de todo es aceptar que ese dinero no lo tienes, y vas a tardar un tiempo en tenerlo al completo. Es una promesa de pago o lo que en contabilidad se conoce como “cuenta por cobrar”. ¡Cuidado! Si lo metes directamente como ingreso del mes, estás inflando tu realidad.

Lo que deberías hacer sería:

- Dejar registrado que el paciente va a someterse a un tratamiento por valor de 1.500 euros que va a pagar en 10 cuotas mensuales.

- Anotar que el paciente ha pagado la primera cuota (150 €), y que quedan 1.350 pendientes.

- Cada vez que avances en el tratamiento, irás recibiendo el ingreso proporcional.

- Y que el resto del dinero irá entrando en caja mes a mes, afectando a tu flujo de tesorería.

Si cuentas con Archivex como software de gestión clínica, podrás emitir la factura del tratamiento e introducir el importe del primer pago, quedando pendiente el resto. Así, te quedará un cobro pendiente y mes a mes podrás ir introduciendo la cantidad que el paciente te abone, hasta que se quede a cero. Así tendrás un mapa claro y estructurado de tu contabilidad financiera.

¿Y si externalizo la financiación?

Si quieres no tener que andar tú con estos “jaleos”, pero quieres dar la facilidad de la financiación a tus pacientes, lo ideal es que trabajases con una entidad financiera externa. En este caso tú no tendrías que fraccionar el pago, sino que es ella quien le presta el dinero al paciente, y tú cobras el tratamiento completo desde el minuto uno.

Aquí la contabilidad es más sencilla: registras el ingreso total, restas la comisión que se lleva la financiera y listo.

Suena ideal, pero también tiene sus pegas:

- Las comisiones suelen rondar entre el 5 y el 10%. En este aspecto, debes ver si asumes tú las comisiones o las debe abonar el paciente.

- No todos los pacientes son aceptados por la financiera.

- Pierdes un poco de control sobre la experiencia del paciente.

¿La ventaja? Liquidez inmediata y cero impagos. Lo que viene siendo menos dolores de cabeza administrativos. Pero ojo: asegúrate de tener todos los documentos bien archivados y registrar las comisiones como gastos contables correctamente.

¿Cómo se registra en contabilidad?

- Se reconoce el ingreso total en el momento de la firma del tratamiento.

- Se descuenta la comisión de la financiera como gasto.

Si, por ejemplo, el tratamiento son 2.000 € y la financiera cobra un 5% de comisión, se llevará 100 €, por lo que recibirán un total de 1.900 €.

Eso sí: asegúrate de documentar bien los movimientos para evitar problemas con Hacienda. Y revisa las condiciones de las financieras: algunas cobran comisiones altas o retienen parte del importe durante días.

Decisiones clave para llevar bien la contabilidad si financias tratamientos.

1. Acuerda internamente cuándo se considera “devengado” un tratamiento.

¿En qué momento reconoces que un servicio está prestado? ¿Por sesión? ¿Por fase? Establece un criterio y aplícalo con rigor. Así tus ingresos serán reales, no ficticios.

2. Crea un sistema de seguimiento de cobros sencillo pero eficaz.

Es importante saber quién te debe dinero y cuánto. En Archivex podrás localizarlo a través de la función “deudores”, donde podrás localizar qué pacientes te deben dinero en facturas o en cobros, y diferentes filtros para poder localizarlos. Igualmente, en la ficha del paciente, si tiene dinero pendiente de abonarte, encontrarás un aviso para que lo tengas en cuenta.

3. Forma a tu equipo administrativo.

No puedes hacerlo todo tú. Pero tu equipo debe entender cómo funciona la financiación, cómo registrar bien los pagos y cómo detectar posibles impagos antes de que sea tarde. Establece unos protocolos y dales una charla formativa; tú te quedas más seguro y ellos, seguro, lo agradecen.

La financiación bien gestionada es una ventaja competitiva.

Si ya estás ofreciendo financiación a tus pacientes, o estás a punto de hacerlo, que no te dé miedo. Solo asegúrate de que tus números van al ritmo adecuado. Ni más rápido… ni más lento. Exactamente como tus pacientes necesitan para confiar en ti.