Flujo de caja en tu clínica: anticipa ingresos bajos y gana libertad

¿Qué es para ti tener una clínica? Escuchar, acompañar, poner a punto a tus pacientes. Pero también es hacer malabares con números, pagos y cobros, y siendo sinceros, eso da más dolor de cabeza que una contractura de las cervicales. Prestar atención a factores como el flujo de caja te ayudará a dormir mejor, sin necesidad de tener que estar contando ovejitas.

No todo depende de tener la agenda llena, porque si el dinero tarda meses en entrar o se te acumulan gastos innecesarios, tu consulta está en riesgo. Por eso debes tener un plan para anticiparte a esos momentos en que hay menos ingresos y que la liquidez se mantenga.

¿Por qué el flujo de caja es el verdadero pulso de tu clínica?

El flujo de caja no es otra cosa que el movimiento real del dinero en tu centro: lo que entra (ingresos) y lo que sale (gastos). Y ojo, nos referimos al efectivo real disponible para pagar sueldos, proveedores, alquiler o renovar ese ecógrafo que lleva pidiendo jubilación tres años.

Tu clínica puede ser rentable sobre el papel, pero, ¿cómo es la liquidez real? Puedes tener muchas facturas emitidas, pero poco efectivo en caja, lo que puede llevarte a que la tesorería esté un poco tensa. Más del 50% de las pymes en España han pasado por problemas de liquidez en algún momento. Seguro que no quieres unirte a esa parte, así que vamos a meternos en faena para evitarlo.

Cómo anticiparme a meses de bajos ingresos.

Piensa en el mes de agosto. Pacientes en la playa, tu sala de espera medio vacía y tú mirando la agenda con cara de “¿y ahora qué?”. Lo mismo pasa en Navidad o Semana Santa. Las temporadas bajas son el primer enemigo del flujo de caja, aunque hay más, como:

- Enero, tus pacientes en plena cuesta de enero.

- Los retrasos en pagos de aseguradoras.

- O ese pago trimestral de IVA que aparece siempre en el peor momento.

La realidad es que todas las clínicas tienen sus bajones. La diferencia entre sobrevivirlos o hundirse está en si los anticipas o si te pillan desprevenido.

Estrategias para anticiparse a las caídas de ingresos

Planificación financiera: el mapa que te guía.

¿Aún no tienes una planificación financiera? Tu consulta puede ir cuesta abajo y sin frenos; es por eso que debes tener un mapa que te guíe y te oriente. Haz un presupuesto anual, mira tu histórico, identifica cuáles son los meses flojos y establece diferentes escenarios posibles (optimista, realista y pesimista).

¡Cuidado! No sirve con hacer uno y tirar para delante, que nos conocemos. Debes revisarlo cada mes. Si ves que la caja se te queda corta, podrás ponerle remedio antes de que el problema vaya más lejos.

Monitoriza tu flujo de caja con software de gestión clínica.

Nada de papel, ni libretas con números por todas partes. Si trabajas con un software, aprovecha todas las funcionalidades que te ofrece.

Archivex te permite consultar en tiempo real cómo está tu panorama financiero. Cada vez que realizas un cobro o emites una factura en efectivo, el movimiento queda registrado automáticamente con su procedencia detallada.

¿Resultado? Sabes al minuto si tu caja va sobrada o necesita refuerzo.

Es importante que tengas un control del cash flow. Te recomendamos que puntees las entradas y salidas de dinero cuando realices algún cobro. Revisa el histórico de movimientos de tu banco y sé previsor en el caso de que algún cliente tenga pagos, por ejemplo, a 90 días.

Cómo aumentar ingresos en la temporada baja de tu consulta.

Los meses en los que la agenda está de capa caída son el momento de que saques tus mejores armas. Para animar un poquillo la cosa, puedes realizar diferentes acciones como estas:

- Crea promociones o chequeos preventivos en meses de calma.

- Recompensa a tus pacientes fieles con ventajas exclusivas.

- Activa un programa de referidos para que tus pacientes se conviertan en embajadores.

Echa un vistazo a nuestro artículo: Cómo convertir a tus pacientes en embajadores de tu clínica con marketing de referidos.

- Añade servicios complementarios: talleres, videollamadas, productos de salud o crea tu tienda online.

Cada acción de marketing que hagas en temporada baja es una ayudita para tu caja.

Control de gastos en clínicas y negociación con proveedores.

Activa tu modo Sherlock Holmes y revisa todos los gastos al dedillo. Quizás estés comprando material que se va acumulando porque nadie usa, proveedores con los que llevas años sin renegociar tarifas...

Una opción puede ser renegociar los plazos de pago o descuentos por volumen con tus proveedores de confianza. ¡No te cortes! En muchas ocasiones van a preferir mantenerte como cliente y darte un poquito de vía libre con respecto a los pagos.

Gestión de cobros y pagos para mejorar la liquidez.

Uno de los mandamientos principales para tener liquidez es: ¡facturar rápido! Intenta no dejar facturas emitidas acumuladas, que no están pagadas. Pónselo fácil a tus pacientes ofreciendo abonos con tarjeta, Bizum, bonos o puedes ofrecer ciertos descuentos por pronto pago.

Y si consigues esto y además logras negociar con tus proveedores los pagos a 60 o 90 días, tus cuentas empezarán a tener oxígeno suficiente.

Fondo de emergencia: cómo asegurar la liquidez de tu clínica.

¡Ahorrar! Esto que tantas veces te ha dicho tu madre y que es tan complicado. Crear un colchón financiero puede ser la clave para poder seguir adelante si en algún momento la cosa se tuerce. Puedes tener una cuenta diferente en donde guardes entre 3 y 6 meses de gastos fijos, por si acaso.

Supongamos que tu centro suele tener menos pacientes entre diciembre y enero. Con este fondo de emergencia te garantizas que puedes cubrir más o menos dos meses de gastos. ¿Y si no lo tuvieses? ¡Suerte!

Diversifica tus fuentes de ingresos.

Si tu centro se sostiene por una única especialidad, puede ser que cuando llegue el bajón se vea más resentida. Pero, si diversificas, los riesgos se reparten. Telemedicina, convenios con empresas, venta de productos son diferentes opciones que refuerzan tu facturación y estabilizan tu flujo de caja.

Piensa en qué necesidades complementarias tienen tus pacientes. Si eres una clínica de fisioterapia, ¿podrías ofrecer clases grupales de reeducación postural en épocas de menos pacientes individuales?, ¿o impartir clases o prestar servicios para empresas? De hecho, colaborar con empresas ofreciendo diferentes servicios para sus empleados puede proporcionarte un ingreso recurrente independiente de la temporada.

Otro campo que no puedes dejar de lado es la telemedicina: incorporar la opción de videoconsultas o seguimientos online te permite atender a pacientes que quizá no acudirían en persona (por distancia, tiempo, etc.), sumando consultas que de otra forma no tendrías.

Son diferentes vías que te permiten buscarte las habichuelas para estar tranquilo cuando las cosas se ponen feas y el flujo de caja se resiente.

¡Cuida la liquidez de tu cuenta!

No dejes que a tu clínica le llegue el agua al cuello. Gestionar el flujo de caja no es solo un tema de números; es lo que te da la libertad de crecer, invertir y dormir tranquilo. Anticípate, planifica y apóyate en las herramientas adecuadas.

Con visión, disciplina y control, tu consulta no solo sobrevivirá a las vacas flacas, sino que saldrá más fuerte.