¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas en mi clínica?

Como gestor de tu clínica, es habitual que tengas que elaborar facturas para tus pacientes o recibirlas de tus proveedores. ¿Alguna vez te ha surgido la duda de cuánto tiempo debes guardar dichos documentos?

En función de para qué sean necesarias en un futuro, las facturas de tu clínica tienen un periodo obligatorio durante el cual deberán permanecer guardadas y seguras. Independientemente del formato, papel o digital, el soporte en el que las almacenes deberá garantizar su privacidad y correcto mantenimiento.

Es obligación de cada clínica y, en concreto, del gestor o director, almacenar esta documentación correctamente durante el tiempo necesario.

Tal y como se establece en la Ley General Tributaria, la factura se considera un medio de prueba prioritario, pero no preferente. Esto quiere decir que, si como autónomo tienes que demostrar que realizaste una transacción, deberás aportar la factura correspondiente, aunque también se pueden aportar otros documentos.

También dentro de la legislación tributaria, se especifica el tiempo que se deben guardar las facturas, siempre en función del tipo que sean.

Es por ello que la cuestión más relevante relacionada con la facturación y el tiempo de su conservación es, sin duda alguna, conocer a qué corresponde cada tipo de factura, pues esto definirá el periodo que se debe custodiar.

Facturas que deben guardarse obligatoriamente

Ya hemos comentado la relevancia de las facturas como pruebas de transacciones realizadas, ya sea en el ámbito tributario o penal. Es por ello que deberás almacenar cualquier documento que pueda tener validez a nivel legal.

- Facturas emitidas a pacientes de tu clínica.

- Facturas que recibes de proveedores.

- Si en alguna factura se mencionan albaranes, estos también deberás conservarlos.

- Cualquier justificante de pago y documentación que refleje un cobro realizado o recibido.

Según la Ley General Tributaria, los plazos establecidos para guardar facturas serán los siguientes:

- Criterio fiscal. Para la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de 4 años, por lo que será necesario que conserves todas las facturas y documentación relacionada con tu clínica. Será lo ideal para estar prevenido en caso de que Hacienda te realice una inspección.

- Según la Ley Mercantil. Siguiendo lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio, como gestor de tu clínica, estás obligado a preservar los libros de cuentas, documentación y cualquier justificante relacionado con tu centro. Todo ello ordenado y durante 6 años a partir del último asiento en los libros de cuentas.

- Según la Ley Penal. Las facturas están consideradas un elemento de prueba ante un juicio por posible delito fiscal, por lo que acorde al artículo 305 del Código Penal, deberás conservarlas como mínimo 5 años y hasta 10 para estar protegido frente a posibles delitos fiscales más graves.

- Según la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales. Durante un periodo mínimo de 10 años deberás conservar la documentación fiscal de tu clínica, según lo establecido en la Ley 10/2012 de Blanqueo de Capitales.

- Según la Ley del Impuesto Sobre el Valor Añadido. Con respecto a la presencia del IVA en las facturas, hay una regla específica que te obliga a conservar dichos documentos durante un plazo de 14 años cuando se traten de bienes de inversión inmuebles. El plazo será de 9 en el caso de bienes muebles.

¿Sabes cómo debes guardar las facturas de tu clínica?

La Agencia Tributaria no concreta el método de custodia de las facturas, sino que lo deja a elección de las empresas y autónomos. Podrán ser almacenadas en papel o en formato electrónico, pero siempre garantizando la autenticidad de su origen, su legibilidad y la conservación íntegra de su contenido.

Aunque el formato es de libre elección, hay otro criterio fundamental que estable la ley para la conservación de las facturas en tu clínica: deben estar guardadas de manera ordenada y siempre preservando su contenido original.

Esto quiere decir que no serán admitidas fotocopias ni facturas escaneadas, por ejemplo.

Buenas prácticas para la gestión de facturas en tu centro

Adoptar buenas prácticas en la gestión de facturas es relevante para asegurarte que se cumplen los plazos de conservación y que la información esté disponible cuando se necesite. Algunas recomendaciones serían:

- Organización sistemática. Clasificar las facturas por fecha, proveedor o tipo de servicio sería ideal para facilitar su posterior localización.

- Revisión periódica. Realizar revisiones frecuentes de todos los documentos que tienes almacenados es vital para asegurarte de que se están conservando correctamente y que no falta ninguno.

- Formación del personal. Capacitar a tus empleados en puestos administrativos para que comprendan la importancia del almacenamiento de las facturas en las mejores condiciones es un paso vital. De esta manera podrás confiar en ellos para realizar los procedimientos adecuados para cumplir los requisitos.

- Actualización continua. Mantenerte al día de las normativas legales y fiscales que puedan afectar a los plazos de conservación y la gestión documental.

La gestión de las facturas en las clínicas es un aspecto crucial que afecta directamente en la eficiencia operativa y en el cumplimiento legal. Por ello, conservar las facturas durante los periodos estipulados por la ley no solo evita sanciones, sino que también te facilitará la administración financiera y la resolución de posibles problemas.

Incorporar la digitalización y adoptar buenas prácticas en el manejo de dichos documentos te ayudará a simplificar el proceso, a mejorar la seguridad y a garantizar la accesibilidad a la información. Una gestión documental eficiente contribuye a un desarrollo más organizado y seguro, así te podrás enfocar en lo más importante, la atención a tus pacientes.

Ahora que ya tienes toda la información, está en tu mano cumplir con los plazos establecidos por ley para conservar las facturas e información fiscal de tu centro.