¿Cómo dar de alta en la Seguridad Social a los empleados de mi clínica?

Dar de alta a los trabajadores de tu clínica en la Seguridad Social es un paso fundamental para garantizar el cumplimiento legal y proteger tanto a los empleados como a la empresa.

En España, la normativa laboral establece que cualquier empleado debe estar registrado en la Seguridad Social desde el inicio de su relación laboral. El incumplimiento de este requisito puede generar sanciones y consecuencias legales importantes.

Este artículo te ofrecerá una guía clara y actualizada sobre cómo realizar este proceso, con las referencias normativas correspondientes para asegurar que cumples con todas las obligaciones legales.

¿Por qué es importante dar de alta a los empleados en la Seguridad Social?

El alta en la Seguridad Social garantiza que los trabajadores tengan acceso a la asistencia sanitaria, cobertura por accidente laboral, prestaciones por baja médica, desempleo y jubilación, entre otros beneficios. Para el empleador, cumplir con este requisito no solo evita sanciones, sino que también demuestra un compromiso con el bienestar y los derechos de sus empleados.

Además, el alta en la Seguridad Social es una obligación establecida en el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social. Según esta normativa, el empresario tiene la responsabilidad de inscribir a sus trabajadores en el régimen correspondiente y cotizar por ellos desde el inicio de la relación laboral.

Procedimiento para dar de alta a los empleados en la Seguridad Social

Este proceso implica varios pasos administrativos, que pueden realizarse de manera electrónica. A continuación, se describe el procedimiento de manera detallada.

1. Inscripción del empresario en la Seguridad Social

Antes de contratar a trabajadores, tu clínica debe estar inscrita como empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Esta inscripción es única y se realiza una sola vez, a menos que haya algún cambio en la estructura de la empresa o en su naturaleza.

- Documentación necesaria: Para inscribir a la clínica como empleador, deberás presentar el Modelo TA.6, junto con los documentos que acrediten la constitución de la empresa (por ejemplo, el CIF de la clínica, estatutos si aplica, y otros documentos oficiales).

- Asignación de Código de Cuenta de Cotización (CCC): La TGSS asignará a la clínica un Código de Cuenta de Cotización (CCC), que será utilizado para identificar a la empresa en todos los trámites relacionados con la Seguridad Social.

2. Afiliación del trabajador a la Seguridad Social

La afiliación es un paso previo y necesario si el trabajador no ha estado antes inscrito en el sistema de la Seguridad Social (por ejemplo, en el caso de su primer empleo). Sin embargo, este paso suele estar ya cubierto, ya que la mayoría de los empleados han tenido trabajos previos. Si no es así, se debe realizar el trámite de afiliación.

- Modelo TA.1: Para afiliar a un trabajador, se debe presentar el Modelo TA.1 de solicitud de afiliación, que incluye datos personales del empleado, su número de la Seguridad Social (en caso de no tenerlo, se le asignará uno) y otra información relevante.

3. Alta del empleado en la Seguridad Social

El alta del empleado es el paso clave para que el trabajador comience a cotizar y tenga acceso a los beneficios del sistema. Debe realizarse antes de que el empleado comience a desempeñar sus funciones, y se puede efectuar de manera telemática a través del Sistema RED de la Seguridad Social.

- Modelo TA.2: El alta del empleado se realiza mediante el Modelo TA.2, que puede presentarse físicamente en una oficina de la TGSS o a través del Sistema RED, una plataforma en línea habilitada para gestionar este tipo de trámites de forma rápida y eficiente. En este formulario, debes incluir datos como la fecha de inicio de la relación laboral, el tipo de contrato, el grupo de cotización y otros detalles sobre el puesto de trabajo.

- Plazo para dar de alta: Debe realizarse con carácter previo al inicio de la actividad laboral. Si el trabajador comienza a trabajar antes de estar dado de alta, el empleador podría enfrentarse a sanciones.

4. Comunicación del contrato de trabajo al SEPE

Además de dar de alta a los empleados en la Seguridad Social, es obligatorio comunicar la formalización del contrato de trabajo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). Esta notificación debe realizarse en un plazo máximo de 10 días desde la firma del contrato.

- Plataforma Contrat@: Esta comunicación también puede hacerse de forma telemática a través de la plataforma Contrat@, donde se registra el contrato y se adjunta la información sobre la modalidad de contratación.

5. Cotización a la Seguridad Social

Una vez que el empleado ha sido dado de alta, la clínica debe comenzar a cotizar por él. Las cotizaciones incluyen tanto la aportación del trabajador como la del empleador y cubren conceptos como contingencias comunes, accidentes de trabajo, desempleo, entre otros.

- Bases y tipos de cotización: Las bases de cotización se determinan en función del salario del empleado y su grupo de cotización. Cada año, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publica las bases mínimas y máximas de cotización aplicables a cada grupo. Es importante estar actualizado en este sentido, ya que las modificaciones en las bases de cotización pueden afectar los pagos a la Seguridad Social.

- Plazos de pago: El pago de las cotizaciones se realiza de manera mensual. Es importante realizarlo en tiempo y forma, ya que los retrasos pueden generar recargos e intereses de demora.

Obligaciones relacionadas con el alta de empleados

Además de dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social, hay otras obligaciones que como gestor de una clínica debes cumplir:

1. Prevención de riesgos laborales: Según la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, todas las empresas deben contar con un plan de prevención que garantice la seguridad y salud de sus empleados. Este plan debe estar adaptado a la actividad de la clínica y cumplir con las normativas específicas del sector sanitario.

2. Entrega de la nómina: Debes proporcionar a tus empleados un recibo de salario conforme a lo establecido en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. Este documento debe reflejar el salario base, los complementos salariales, las deducciones correspondientes y las aportaciones a la Seguridad Social.

3. Contratos laborales y derechos: Es fundamental que los contratos laborales cumplan con las modalidades de contratación vigentes, que pueden ser indefinidos, temporales, de formación o en prácticas, según las necesidades de la clínica. Debes asegurarte de que los empleados conozcan sus derechos y deberes dentro del marco legal aplicable.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la obligación de dar de alta a los empleados en la Seguridad Social puede acarrear sanciones importantes para la clínica. Las multas pueden variar dependiendo de la gravedad del incumplimiento y el tiempo que el trabajador haya estado sin alta. Además de las sanciones económicas, el empleador estará obligado a abonar las cotizaciones correspondientes por todo el período no cotizado, junto con los intereses de demora y posibles recargos. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las sanciones por no dar de alta a un empleado en la Seguridad Social pueden ir desde los 3.126 euros hasta los 10.000 euros en los casos más graves.

Dar de alta a los empleados de tu clínica en la Seguridad Social es una responsabilidad legal ineludible y una obligación esencial para proteger tanto a tus trabajadores como a la propia clínica. Este proceso, que incluye la afiliación, el alta y las cotizaciones, debe realizarse de manera eficiente y con estricto cumplimiento de los plazos establecidos. Además, es fundamental estar al tanto de los cambios en las normativas y bases de cotización que se publican anualmente en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

Como gestor de una clínica, cumplir con estos requisitos no solo te permite evitar sanciones, sino que también refuerza tu compromiso con el bienestar de tus trabajadores, contribuyendo a un ambiente laboral saludable y productivo.