Onboarding de nuevos empleados en tu clínica: cómo hacerlo y que funcione

¿Recuerdas el primer día que empezaste a trabajar en una clínica? Esa sensación de ser el nuevo, de no saber dónde están las cosas, de no dar pie con bola y tener que estar preguntando cada dos por tres. Seguramente no quieres que tus nuevos empleados se sientan así; por eso, el onboarding de nuevos empleados es una de las herramientas más poderosas (y a menudo infrautilizadas) que tienes como gerente.

Un proceso claro y bien estructurado de onboarding en clínicas de salud es clave para que el nuevo profesional se sienta bienvenido, comprenda cómo funciona todo y se convierta en una pieza sólida del equipo en poco tiempo.

¿Qué es el onboarding y por qué es tan importante?

El onboarding es el proceso de integración de una persona nueva al equipo. No se trata solo de explicarle dónde está el baño o cómo funciona Archivex. Es acompañarle en sus primeras semanas para que entienda los protocolos, se adapte al estilo de trabajo y, lo más relevante, se sienta parte de algo. ¡Que anda que no marca en los primeros días!

A ti te encanta que tus pacientes se sientan cuidados, que tengan una atención personalizada y cercana, ¿por qué no hacer lo mismo con tus nuevos empleados?

Tener un onboarding bien definido marcará la diferencia, tanto en el trato que recibe el profesional como lo que se transmite a los pacientes: menos errores, más confianza y armonía entre los compañeros.

Beneficios reales de un buen onboarding en tu clínica

Establecer cómo va a ser el proceso de integración de los nuevos empleados en tu clínica te puede parecer una inversión de tiempo, que no tienes, pero que sin duda dará sus frutos.

1. Productividad más rápida.

Con un onboarding claro, el nuevo profesional empieza a aportar valor antes. Cuando sabe qué hacer, cómo y con qué herramientas, se evita el clásico “me paso los primeros días preguntando todo”, que seguro tú has vivido en alguna de tus experiencias profesionales.

Si contratas a una fisioterapeuta y el primer día ya tiene acceso al software de gestión clínica, su agenda organizada y los protocolos, no necesitará estar interrumpiendo a otros compañeros todo el tiempo para avanzar. Será como llegar y besar el santo.

2. Menos rotación, más estabilidad.

Los primeros días suelen marcar si alguien se queda o se va. Un onboarding cuidado genera buena impresión, reduce la ansiedad y hace que el nuevo empleado se comprometa más con el proyecto.

Con los quebraderos de cabeza que te ha dado el proceso de selección de personal en tu centro, no querrás que salgan corriendo al primer día; por eso es importante cuidarles y hacer que se sientan parte del equipo desde el minuto uno.

3. Equipos más cohesionados.

Cuando todos conocen las reglas del juego desde el principio, hay menos tensiones internas. Un onboarding sólido crea una cultura común y evita malentendidos.

Si en la clínica tenéis una forma específica de gestionar cancelaciones, explícalo desde el primer día; evita roces entre compañeros y asegura una buena experiencia para el paciente.

Igualmente, al trabajar con personas, pueden surgir roces del día a día, por lo que debes tener claro cómo hacer una buena gestión de conflictos entre los empleados de tu clínica.

4. Pacientes mejor atendidos.

Si tu nuevo empleado se siente seguro, informado y alineado con el resto de tus empleados, transmitirá cercanía y confianza a los pacientes, algo que todos agradeceréis.

Cómo hacer el proceso de onboarding en tu clínica paso a paso.

Lo principal a la hora de diseñar un buen onboarding es tener un enfoque claro, humano y funcional. ¡Vamos a verlo!

1. Prepárate antes del primer día.

El onboarding empieza antes de que la persona llegue. Preparar todo con antelación muestra profesionalismo y genera confianza. No esperes a que entre por la puerta para preparar todo porque darás una primera impresión, no muy buena.

Cositas que puedes adelantar:

- Tener listas sus claves de acceso al software.

- Crear un correo corporativo.

- Preparar un documento con los horarios, protocolos internos, roles del equipo y visión de la clínica.

- Informar al resto del equipo para que no pille a nadie por sorpresa.

Si vas a incorporar a una nueva podóloga, asegúrate de tener listo su perfil en el software de gestión, los formularios que usará y, si es posible, que ya haya un plan de formación o un calendario para su primera semana.

2. Diseña una bienvenida que genere conexión.

¡Dale cariño! Una bienvenida cálida, aunque sencilla, tiene un impacto enorme en cómo se sentirá en sus primeros días. Darles confianza hará que esos días iniciales en los que te sientes como un pulpo en una cacharrería no sean tan estresantes.

Presentarle uno a uno a cada miembro del equipo o dedicarle 30 minutillos a hablar cómo nació la clínica, cuál es la visión y qué se espera del equipo, mientras tomáis un cafetito, hará que se sienta muy cómodo.

3. Establece una formación progresiva y realista.

¡No sueltes todo de golpe! Estructurar la formación por fases y adaptadas a las funciones que vaya a desarrollar el profesional te evitará que se sienta abrumado o confundido, lo que hará que se le acumulen muchas más preguntas y dudas.

Puedes estructurarlo de la siguiente forma:

- Aterrizaje. Lo esencial: cómo se gestiona la agenda, cómo se usa el software, qué hacer si hay una urgencia o un imprevisto.

- Integración práctica. Una vez que ya domina lo básico, puedes avanzar con sesiones prácticas sobre protocolos clínicos, comunicación con pacientes, políticas de calidad y trabajo en equipo.

- Autonomía progresiva. A medida que gana confianza, puede empezar a asumir más responsabilidades con cierto grado de supervisión o acompañamiento si lo necesita.

Si estás incorporando a una higienista dental, no empieces por explicarle todo tu sistema de presupuestos y revisiones. Primero, enséñale cómo preparar un box, cómo comunicarse con el odontólogo y cómo registrar observaciones.

4. Crea una base sólida para el futuro.

Cuando ya tengas todo el proceso bien definido y hayas visto que funciona con el nuevo profesional que has incorporado, es necesario que lo dejes bien documentado. Así, en un futuro, podrás delegar en otra persona el onboarding de nuevas incorporaciones.

Puedes dejar preparadas las siguientes cosas:

- Manual de bienvenida general (valores, horarios, reglas básicas).

- Protocolos específicos por rol.

- Checklist de tareas para cada fase del onboarding.

- Formulario de evaluación o feedback del proceso.

En este episodio de Emprende Salud, hablamos largo y tendido sobre cómo hacer la integración de nuevos empleados en mi clínica.

El onboarding es tu primera oportunidad para enamorar.

Un buen proceso de onboarding transmite profesionalismo, genera confianza y refuerza la cultura de equipo desde el primer día.

Tienes en tus manos una herramienta poderosa para cuidar a quienes cuidan de tus pacientes. ¡Empieza a implementarlo!