Cómo gestionar los turnos de trabajo de los empleados de mi clínica

¿Te resulta tedioso el momento de ponerte a realizar el cuadrante de tus empleados? Uno de tus principales objetivos como gerente es asegurarte de que todo el personal tenga los huecos cubiertos y sus horarios estén bien organizados. El momento de cómo hacer los turnos de los empleados de tu clínica es un proceso que requiere de estrategia, empatía y flexibilidad. Aquí te dejamos unos consejos que puedes poner en práctica y que esperamos te ayuden para saber cómo hacer los cuadrantes de turnos de trabajo.

Conoce las necesidades de tu clínica para saber cómo hacer los turnos de tus empleados.

Antes de nada, es importante que hagas una valoración de las necesidades de tu clínica, en cuanto a los servicios que ofreces y la duración de cada uno de ellos.

¿Tienes especialidades que requieren más tiempo en ciertos momentos del día o todos tus servicios tienen la misma duración? ¿Hay algún momento del día en el que se concentran más citas? Dar respuesta a estas preguntas te dará una visión más general de cómo necesitas distribuir los turnos de la plantilla y evitar la sobrecarga de trabajo.

Establece un formato claro para los turnos de trabajo.

¡La comunicación es la base! Para lograr una buena sintonía con tu equipo, es valioso que conozcan con tiempo cómo se van a organizar los turnos, así mejorarás su conciliación con la vida personal.

Es esencial que los empleados puedan acceder al calendario y ver de manera clara y rápida cuándo les toca trabajar.

Si utilizas Archivex, la personalización del calendario te dará la posibilidad de utilizarlo como medio para gestionar los turnos de trabajo y que todos puedan consultarlo de forma rápida y muy visual. No pierdas de vista estos aspectos:

- Identifica cada servicio con un color diferente, así será mucho más fácil que cada uno vea las sesiones que tienen.

- Usa los bloqueos rápidos para marcar los días u horas que cada profesional no tiene citas o no se le pueden agendar.

- Es muy importante que, a la hora de configurar el perfil del empleado en Archivex, valores si necesitas que vean solo su horario o también el de sus compañeros. Si quieres transparencia y que haya una comunicación horizontal, te recomendamos esta última opción. Además, te permite que todos sepan qué salas van a estar ocupadas y les da un mejor margen de reacción ante cualquier problema de espacio o con algún paciente.

Piensa en tus empleados en el momento de cómo hacer los turnos de trabajo de tu clínica.

Está claro que lo principal es que tu centro funcione correctamente y que la agenda siempre esté llena para mantener la rentabilidad de la misma. Pero la motivación y el bienestar de tus empleados es algo que le afecta directamente, y por eso hay diferentes aspectos que debes valorar a la hora de hacer los cuadrantes. ¿Te compensa tener la agenda que eche humo y que tus clientes reciban una mala atención porque tus empleados van con la lengua fuera?

Considera la flexibilidad y la rotación de turnos.

Teniendo en cuenta aspectos que hemos mencionado anteriormente, como la franja de mayor volumen de citas o los servicios que siempre se realizan a la misma hora, como, por ejemplo, clases de pilates o terapias grupales; es interesante que fomentes la rotación de turnos.
La rotación asegura que todos los empleados tengan oportunidades de descansar y trabajar en distintos momentos, evitando que unos se vean sobrecargados mientras que otros disfrutan de horarios muy cómodos. Además, el cambio de turno puede ayudar a que todos se mantengan más motivados, evitando que alguien se sienta estancado en el mismo horario todo el tiempo.

Involucra al equipo en la planificación de turnos.

Como responsable de la gestión de tu clínica, por supuesto, debes tomar la decisión de cómo gestionar los turnos de trabajo de tus empleados, pero hacer que participen en este proceso (en cierta manera) también puede ser interesante.

Puedes pedir la opinión de tus trabajadores con base a un horario que hayas planteado, por si quizás puedan tener alguna preferencia personal que se pueda ajustar al cuadrante, bien sea por temas médicos, algún viaje, etc.

Con este simple gesto, los empleados se sentirán más valorados; y su rendimiento y compromiso seguro que también es mejor.

Además, es importante que siempre tengas en cuenta que haya una persona “de guardia” por si ocurre cualquier contratiempo y alguno de los profesionales no puede acudir a sus citas. Otro aspecto en el que puedes involucrarlos, es cómo gestionar las horas extra, en caso de que tengan que hacerlo.

Promueve el descanso adecuado.

Las pausas son esenciales para la salud física y mental de tu equipo, así que asegúrate de que haya tiempos de descanso programados dentro de los turnos. Esto también ayuda a reducir el estrés laboral y mejora la moral del equipo. Es importante que tengan un ratito para desconectar y recargar pilas, ya que así serán más eficientes y darán un mejor servicio a los pacientes.

En este caso también debes de valorar el cómo agendas las citas. Sería interesante y seguro que más cómodo para el profesional tener las citas unificadas en diferentes días y seguidas unas de otras. ¡Nos explicamos! ¿Qué sentido tiene que Alfonso vaya a trabajar una hora el lunes, tres el miércoles y cuatro el viernes? Si buscas la efectividad y practicidad, sería mucho mejor intentar unificar las citas en los mismos días.

Por otro lado, si alguno de tus profesionales imparte clases grupales, lo idóneo sería que las citas individuales girasen en torno a esa clase con horario fijo, en la que sabes que sí o sí tu profesional tiene que acudir a la clínica.

Haz seguimiento y ajustes periódicos.

En el caso de que optes por hacer turnos rotativos, es importante que hagas un seguimiento para que veas que todo funciona correctamente y que se ajusta a lo que habías planificado.

Quizás te surjan nuevas clases grupales o citas recurrentes que hagan que tengas que cambiar el horario de alguno de los profesionales, y por consiguiente el del resto. O quizás se generen conflictos entre tus empleados porque estén quemados derive en que estén pidiendo constantemente cambios, lo que genera más trastornos.

La clave está en la retroalimentación continua. Mantén una comunicación abierta con tu equipo para asegurarte de que los turnos siguen siendo justos y eficientes.

¡Cambia tu forma de gestionar los turnos de trabajo y mejora el clima laboral!

La creación de los turnos de trabajo para el personal de tu clínica es una tarea que exige organización, pero también debe tener en cuenta la flexibilidad, la comunicación y el bienestar de los empleados. Con una planificación adecuada, el uso de herramientas digitales y una buena dosis de empatía, lograrás optimizar el rendimiento de tu equipo mientras mantienes un ambiente de trabajo positivo.