¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados de mi clínica?

¿Alguna vez te has agobiado tratando de organizar las vacaciones de tus empleados? Es cierto que puede ser una ardua tarea, pero si eres previsor, te organizas bien y cuentas con un programa que te ayude, ¡todo será más sencillo!

Organizar adecuadamente las vacaciones laborales de tus profesionales es vital para mantener un buen ambiente laboral, saludable y productivo. Sabemos que no siempre es una tarea sencilla, pero como gestor de tu clínica, debes establecer un proceso claro y equitativo que permita a tus empleados solicitar su tiempo libre correspondiente, pero siempre con algo de antelación.

Lo primero es anunciar las políticas de vacaciones de la clínica, incluyendo cómo se debe solicitar ese tiempo libre, si hay restricciones en periodos de alta saturación y cómo se resolverán en caso de haber conflicto por fechas concretas. Puedes tener un calendario donde cada profesional vaya marcando los días que quiera con la suficiente antelación, así podrás ir controlando con tiempo las posibles ausencias y evitar que coincidan dos o más personas en los mismos días.

Piensa esto, al facilitar un proceso equitativo y transparente, estarás apostando por una mayor satisfacción entre tu plantilla y se reforzará el compromiso de cada empleado con la clínica.

Días de vacaciones establecidos por ley

Ahora bien, debes entender el derecho que tienen todos los profesionales y el personal de tu centro a disfrutar de sus días de vacaciones, establecidas según el Estatuto de Trabajadores.

Según el Artículo 38, está dispuesto que los empleados disponen de 30 días naturales o 22 días hábiles de descanso anual por año trabajado. Al mes, el cálculo equivaldría a 2,5 días si se tienen en cuenta días naturales o 1,8 días si corresponden a días hábiles. Sabiendo esto, ¡ya puedes empezar a organizar a tus profesionales y avisarles con antelación sobre cuántos días tienen libres y cuando pueden disfrutarlos!

Eso sí, te recomendamos revisar el Convenio Colectivo al que esté vinculada la empresa para confirmar que recoge los mismos días o, en caso contrario, saber con certeza si varía en algún punto.

Derecho a la desconexión laboral en periodo de vacaciones

Si quieres velar por el bienestar de los profesionales de tu clínica, estaría bien que les apoyaras a coger vacaciones cuando lo necesiten pero, sobre todo, que durante ese periodo intentes que se cumpla con lo establecido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos personales y Garantías de los Derechos Digitales. En él, se establece el derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral, afectando a los periodos de descanso e independientemente del tipo de modalidad, ya sea presencial o teletrabajo.

Por esto, es aconsejable que les recomiendes dejarlo todo coordinado antes de irse, para no tener que estar pendiente de nada relacionado con la clínica durante esos días. Puedes ofrecerles dejar sus equipos de trabajo en la clínica para no llevárselos a casa y así, evitar que sientan la necesidad de mirarlos en algún momento. También deben apagar el teléfono de empresa y no tienen por qué estar pendientes de canales de comunicación profesionales durante ese periodo.

Sin duda, ayudarles y facilitarles esta desconexión hará que estén más motivados y que vuelvan con las pilas cargadas y listos para retomar su actividad tras un merecido descanso.

¡Avisa a tus pacientes!

Ser previsor nunca está de más, y es por eso que debes anticiparte a los momentos de ausencia de tus profesionales para gestionar eficazmente tu clínica y evitar que se acumule el trabajo.

Una vez has gestionado y aprobado las vacaciones de tus empleados; debes pensar en que estas ausencias afectarán al desarrollo normal de tu clínica y las consultas. Para evitar consecuencias negativas, una buena idea podría ser avisar con antelación a los pacientes fijos que siempre acudan a ese profesional o que tengan citas periódicas. Puedes informarles de que esa semana o en su próxima cita no estará su médico habitual, así pueden saberlo con tiempo para hacerse a la idea o elegir ir en otra fecha.

También es común que, si tu centro es pequeño o mediano, las ausencias que se producen, sobre todo en verano, te pongan en una situación complicada. ¿Te has planteado cerrar por vacaciones? Podría ser la solución a tus problemas, piensa en si te compensaría no habilitar consultas y no dar citas para una o dos semanas durante el verano. A lo mejor, tus profesionales están de acuerdo con esos días de descanso y a tus pacientes, si les avisas con antelación, no les causa ningún problema.

Otra solución es suplir esas bajas, si no puedes permitirte estar sin tu fisioterapeuta, sin tu nutricionista o sin tu psicólogo; es momento de pensar en contratar a alguien para que se haga cargo de las consultas durante sus vacaciones. De esta manera, los pacientes podrán seguir acudiendo a tu clínica para recibir atención sanitaria y no tendrás que cancelar ninguna cita.

Como ves, las opciones son muchas y tú decides cómo quieres hacerlo. Eso sí, te recomendamos pensarlo con tiempo y avisar, tanto a los profesionales que trabajan contigo como a los pacientes que te visitan, para que puedan organizarse y sientan que cuentas con ellos para tomar las decisiones importantes.

Software de gestión

¿Quieres organizar tu clínica sin que las vacaciones de tus empleados alteren el funcionamiento normal? Nuestra recomendación es que te apoyes en un software de gestión que te ayude a automatizar el proceso y realizar las acciones necesarias para controlar la gestión.

Es una solución eficaz para acelerar los trámites, tener todo bajo control y ser transparente con los profesionales y pacientes de tu clínica. No solo te quitará trabajo, también te aportará beneficios como bloqueos de horas para evitar dar citas cuando el profesional en cuestión no está disponible. De esta manera, podrás asegurarte de que ningún paciente se queda sin ser atendido por falta de personal.

Además, este software también es útil para enviar emails masivos informando, por ejemplo, de un periodo de vacaciones en tu centro en caso de que cerrara al completo. ¿Y cuándo vuelvas a abrir tras las vacaciones? Podrás enviar otro correo para avisar a todos tus pacientes de que ya estáis disponibles para atenderles.

En definitiva, para llevar una buena organización en tu clínica, es fundamental que gestiones con antelación y equitativamente las vacaciones de tus profesionales. Apóyate en herramientas que puedan ponértelo más fácil y cuida de tus empleados. ¡Si ellos están contentos y satisfechos, tu centro funcionará mejor!