¿Cómo mejorar la comunicación interna en mi clínica de psicología?

“Escucha a todos en tu empresa e incentiva la comunicación. Los empleados en la línea de frente, los que normalmente hablan con el consumidor (paciente), son los únicos que saben lo que está pasando ahí fuera.” Sam Walton.

Como profesional en continuo contacto con la psicología, seguro que conoces la importancia de la comunicación para la relación entre las personas y la toma de decisiones. Hablar es la solución a todo lo que pueda venir o al problema que se tenga delante. Es por eso que, para que los psicólogos que trabajan en tu clínica puedan desarrollar estas habilidades cómodamente, está en tu mano proporcionar las herramientas necesarias.

Aunque sabemos que conocéis su relevancia, nunca está de más recordar cómo mejorar la comunicación interna y aplicar pequeños cambios para potenciarla entre los empleados de tu clínica.

¿Qué es la comunicación interna?

Como ya sabes, es una parte fundamental para una buena gestión de tu clínica de psicología. Se trata de todas las formas de interacción y de intercambio de información que se dan entre las personas que forman parte de tu centro.

Su principal objetivo es marcar unos canales de comunicación apropiados y efectivos que permitan el intercambio de información de manera clara y fluida. Aunque seguro que ya lo hacéis, esto os ayudará a mejorar la comprensión y la colaboración entre los miembros del equipo, así como facilitará la toma de decisiones para alcanzar los objetivos.

Para poder comprender su importancia y sus efectos, debes conocer antes los diferentes tipos de comunicación interna que existen.

- Según la dirección del mensaje. Pude ser una comunicación descendente si se produce desde los jefes hacia los empleados, comunicación ascendente si fuera al contrario que la anterior o, por último, comunicación horizontal. Como su nombre indica, esta última se refiere al intercambio de información entre personas con el mismo nivel jerárquico. Esto es fundamental para entender que debes cuidar la comunicación en todas las direcciones dentro de tu clínica.

- Según el canal de comunicación. Es sencillo, piensa a través de qué medio se está dando ese mensaje o se está produciendo la conversación. Puede ser oral, siempre que sea en persona, y electrónica, cuando se emplean herramientas digitales como correo electrónico, redes sociales internas o plataformas online. En función de cada ocasión o cada mensaje, se podrán utilizar una, otra o las dos. Piensa, por ejemplo, en que, no es lo mismo decirle a alguien de manera informal hablando que debéis juntaros para tomar luego el café, a ponerle por escrito un recordatorio de una reunión.

- Según el tono del mensaje. Dentro de esta categoría solo te puedes encontrar dos tipos: comunicación formal o comunicación informal. Son fáciles de distinguir, la parte formal es aquella que sigue los protocolos establecidos por la empresa, mientras que la informal es aquella más casual y relajada. ¿Sabes identificar las veces que estás conversando de manera informal con tus compañeros de trabajo? Podrían ser ocasiones que se dan durante las pausas de trabajo, a la entrada o a la salida del centro.

Si quieres que tu clínica cuente con más armonía y entendimiento entre todos los trabajadores, debes velar porque todos los tipos de comunicación sean adecuados. Además, si combinas todos ellos, puedes lograr una comunicación más efectiva y fomentar el buen trabajo en equipo.

¿En qué afecta al desarrollo de la clínica?

Lo primero es entender que comunicar no es una opción, es una obligación para el buen funcionamiento de tu centro y para el correcto desarrollo de todas las prácticas.

Si crees que no importa la comunicación interna, es hora de cambiar el chip y entender lo siguiente.

- Mejora de la eficiencia de tus profesionales. Piénsalo, si las personas que trabajan en tu clínica de psicología se sienten escuchadas, informadas y tenidas en cuenta; es más probable que sean más productivas y se sientan más comprometidas con lo que hacen.

- Refuerza la cultura de empresa y trabajo en equipo. Aquí debes plantearte cuáles son tus objetivos como empresa, porque tener una buena comunicación interna te puede ayudar a reforzar los valores conjuntos y crear sentido de unidad.

- Favorece la cooperación y reduce el conflicto. Contar con canales de difusión o plataformas de chat interno será clave para potenciar el intercambio de información entre tus compañeros. Además, así se pueden poner en común ideas, proyectos o dudas y trabajar todos juntos fácilmente.

- Facilita la toma de decisiones. Recuerda que muchas veces se comenten errores por no contar con toda la información necesaria. Si los psicólogos de tu clínica cuentan con programas que les permitan acceso a todo lo que sea necesario para su trabajo, podrás analizar los datos y saber cómo actuar.

Es momento de actuar, ¿sabes cómo mejorarla?

Si necesitas implementar un protocolo de comunicación interna o quieres mejorarlo, hay pequeñas cuestiones que puedes tener en cuenta para lograr la efectividad que estás buscando.

Lo primero, y puede que lo más importante, es contar con un programa de gestión clínica o plataformas online. La tecnología se ha convertido en vuestra mejor aliada, es la manera más eficaz de lograr una buena comunicación en remoto y en tiempo real. Esto significa que, con estos sistemas, si los psicólogos están trabajando desde casa con consultas online o se encuentran en diferentes partes de la clínica, podrán hablar cómodamente.

¿Crees que los psicólogos de tu clínica no van a saber utilizar los nuevos canales? ¡Fórmales para poder disfrutar todos juntos!

La clave está en capacitar a tus profesionales con las habilidades de comunicación necesarias para comunicarse de manera efectiva, lo cual también les servirá de cara a los pacientes que atiendan en privado.

Otro de los puntos clave para lograr una buena comunicación interna en tu clínica, debe ser la transparencia. Ser directo y sincero con las decisiones u objetivos hará que los psicólogos que trabajan contigo sientan más confianza tanto en ti, como en los procesos que se lleven a cabo. Esto significa que, si por ejemplo, se van a introducir cambios en la dinámica de horarios o se va a reformar la estructura de la clínica, siempre conviene que expliques los planes con antelación. Saber cuándo van a suceder las cosas puede evitar sorpresas y favorecerá que las nuevas medidas se adopten mejor por parte de tu equipo.

También tiene que haber en tu centro uno o varios canales de comunicación claros. Tanto los psicólogos, como el personal administrativo y tú, debéis sentir que es fácil comunicaros entre vosotros. Y, por supuesto, que la comunicación fluya en ambos sentidos, no puede ser que solo sea de arriba abajo. Seguro que sois expertos en la buena comunicación, pero nunca está de más recordar la importancia de cuidarla y trabajarla para seguir mejorando.

Para terminar, no debes olvidar la escucha activa y empática en las conversaciones entre personas y profesionales. Realizar reuniones de equipo regularmente puede ayudar a potenciar las relaciones entre compañeros y, por consecuencia, la comunicación entre ellos. Hay veces que el día a día te termina comiendo y consumiendo y, sin darnos cuenta, perdemos de vista al equipo y la comunicación con ellos. Estas pequeñas reuniones son vitales para detectar problemas antes de que crezcan.

¿Lo tienes claro? Ya no tienes excusas para no fomentar un sistema de comunicación interna efectivo y adecuado para tu clínica. Cuida las formas, los canales y apoya a los profesionales del centro a que entablen conversaciones siempre que lo necesiten.