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Facturas electrónicas en mi clínica; requisitos y ventajas

Por Miranda Bravo @ 15/10/2024

Contabilidad
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La implementación de facturas electrónicas en tu clínica no solo es una exigencia legal derivada de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, también es una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión diaria de tu centro.

En la gestión de tu clínica, cumplir con la normativa fiscal y administrativa es crucial, y las facturas electrónicas juegan un papel importante en este proceso. Con la entrada en vigor de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), las obligaciones relacionadas con la emisión de facturas electrónicas han evolucionado para garantizar una mayor transparencia, trazabilidad y control en las operaciones económicas.

Estas normativas no solo afectan a grandes empresas, sino también a pequeñas y medianas clínicas, especialmente aquellas que estén en proceso de modernizar su gestión interna.

En este artículo, hablaremos de los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas en tu centro y los beneficios de adoptar este tipo de facturación. Además, recordaremos lo que ya comentamos en otro artículo, cómo te afecta la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece.

Importancia en la gestión de tu clínica

La digitalización de los procesos de facturación, no solo cumple con los requisitos legales actuales, sino que también ofrece varias ventajas para la gestión de tu centro:

• Eficiencia operativa: La facturación electrónica permite automatizar la creación, envío y almacenamiento de estas, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

• Trazabilidad y control: Puedes llevar un control más detallado de las operaciones económicas, facilitando el cumplimiento con las obligaciones tributarias.

• Sostenibilidad: Al reducir el uso de papel, la factura electrónica contribuye a una gestión más sostenible.

A continuación, veremos los requisitos legales que debes tener en cuenta para emitirlas correctamente.

Requisitos legales

Las facturas electrónicas, al igual que las que son papel, deben cumplir con ciertos requisitos mínimos establecidos por la Agencia Tributaria. Según la normativa vigente, deben incluir la misma información que una tradicional, pero deben ser emitidas y recibidas por medios electrónicos.

1. Elementos obligatorios en facturas electrónicas

Deben incluir los mismos campos que las que son en papel. Entre los datos obligatorios destacan:

Número y serie de la factura, que debe ser único y consecutivo.

Fecha de emisión de la factura.

Datos identificativos tanto del emisor como del receptor: nombre o razón social, NIF y dirección.

Descripción clara de los productos o servicios prestados.

Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.

Importe total.

Además, deben estar firmadas digitalmente mediante un certificado digital cualificado que garantice la autenticidad y la integridad de la factura.

2. Formato y conservación

Las facturas electrónicas deben emitirse en un formato estructurado que permita su tratamiento automático, como XML o Facturae, el formato oficial reconocido en España. En PDF no son consideradas válidas, ya que no permiten la manipulación automatizada de datos, a menos que vayan acompañadas de un formato estructurado. Eso sí, puede servir como complemento para representar visualmente las facturas y que se entiendan claramente.

Es importante que conserves tanto las facturas electrónicas como los justificantes de envío y recepción durante un mínimo de 4 años, tal como establece la legislación tributaria.

Impacto de la Ley Antifraude en la facturación electrónica

La Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de julio), promulgada para luchar contra el fraude fiscal, tiene un impacto significativo en el uso de la facturación electrónica. Uno de sus puntos clave es que obliga a que los sistemas de facturación usados por empresas y profesionales, incluidas las clínicas, garanticen la inviolabilidad de los registros contables y no permitan la alteración o eliminación de datos una vez emitidos.

Esto implica que los programas utilizados en tu centro deben estar certificados para cumplir con esta normativa. Estos sistemas deben ser capaces de registrar de forma precisa y segura las operaciones, evitando cualquier tipo de manipulación. Si no utilizas un software que cumpla con estos requisitos, podrías enfrentarte a sanciones.

La Ley Antifraude también refuerza las inspecciones fiscales, por lo que contar con un sistema de facturación que cumpla con la normativa te protegerá de posibles multas.

Obligaciones de la Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre) establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. Esta ley es especialmente relevante para tu clínica si realizas transacciones con otras empresas o autónomos, como proveedores de material médico o servicios subcontratados.

Su entrada en vigor depende de la facturación, para aquellas empresas con más de 8 millones de facturación, esta ley es de obligatorio cumplimiento desde la primavera del 2024. Sin embargo, para el resto de empresas, será efectiva a partir de 2025.

El objetivo de esta normativa es facilitar los pagos entre empresas y reducir la morosidad en las relaciones comerciales. Los principales puntos que debes tener en cuenta de la Ley Crea y Crece son:

• Obligatoriedad de la facturación electrónica: Si tu centro emite facturas a otras empresas o autónomos, estarás obligado a emitir y recibirlas en formato electrónico, independientemente del tamaño de la empresa.

• Interoperabilidad: Los sistemas que uses deben ser capaces de intercambiar información de manera electrónica con los de otras empresas. De esta manera, puedes asegurarte de que las facturas que emitas sean aceptadas por tus socios comerciales.

Pasos para implementar facturación electrónica en tu centro

Para implementar un sistema electrónico en tu clínica de manera eficiente y cumpliendo con las normativas actuales, es importante seguir estos pasos:

1. Seleccionar un software certificado

El primer paso es elegir un software de facturación que cumpla con los requisitos de la Ley Antifraude y que te permita emitir facturas electrónicas de manera sencilla. Asegúrate de que el sistema que selecciones esté certificado y que garantice la inviolabilidad de los datos una vez emitidos.

En Archivex estamos trabajando para cumplir con estas expectativas, por eso, nuestro programa está preparado para ayudarte con la facturación electrónica en tu centro, haciéndolo automáticamente y reduciendo la cantidad de trabajo que tendrías que llevar a cabo de otra manera.

2. Obtener un certificado electrónico

Para firmar estas facturas y garantizar su validez legal, necesitarás un certificado digital emitido por una entidad autorizada. Esta acreditación garantiza la autenticidad de la misma y es un requisito indispensable para cumplir con la normativa.

3. Formar al personal administrativo

Es fundamental que el equipo de administración de tu clínica esté familiarizado con el proceso. Proporcionar la formación adecuada reducirá el riesgo de errores y facilitará la transición al nuevo sistema.

4. Cumplir con las normativas de conservación

Asegúrate de que las facturas electrónicas y sus registros se guardan de acuerdo con los plazos establecidos por la Agencia Tributaria, es decir, un mínimo de 4 años. Además, los documentos deben estar disponibles para su inspección en cualquier momento.

La implementación de facturas electrónicas en tu clínica no solo es una exigencia legal derivada de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, sino que también es una oportunidad para mejorar la eficiencia, transparencia y sostenibilidad en la gestión diaria de tu centro.

Cumplir con los requisitos legales, como la inviolabilidad de los registros y la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en transacciones B2B, es fundamental para evitar sanciones y mejorar las relaciones comerciales.

Adaptarte a estas normativas y adoptar herramientas de facturación electrónica te permitirá automatizar procesos, mejorar la gestión financiera y ofrecer una experiencia más ágil a tus pacientes y proveedores.

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