¿Cómo gestionar las ausencias de los profesionales en mi clínica?

Seguro que ya lo sabes, pero como gestor de tu centro, es vital escuchar y entender a tus profesionales. Ser consciente de los motivos que desencadenan sus acciones te puede ayudar a controlar mejor la situación y tomar las decisiones correctas.

La gestión de las ausencias de tus empleados es un desafío importante para cualquier clínica. Una ausencia imprevista puede afectar la programación de citas, la carga de trabajo del equipo y, en última instancia, la calidad del servicio que ofreces a tus pacientes. Por ello, es crucial contar con un enfoque estratégico y efectivo para manejar estas situaciones. Sabemos que tienes experiencia, pero nunca está de más saber un poquito más sobre cómo gestionar las ausencias de tu personal de manera eficiente.

Posibles motivos de las ausencias en tu clínica

Para gestionar adecuadamente las ausencias, primero debes comprender las razones detrás de ellas. Las ausencias pueden deberse a diversos motivos, entre los que se incluyen:

- Enfermedades: Las más comunes y, a menudo, imprevisibles. Cuando un empleado se encuentra mal o sufre una enfermedad, deberá ausentarse del centro y recuperarse debidamente.

- Accidentes laborales: Pueden ocurrir a pesar de todas las medidas de seguridad. Son situaciones impredecibles, que hay que tratar de minimizar todo lo posible mejorando los sistemas de prevención.

- Ausencias justificadas: Incluyen permisos por maternidad/paternidad, citas médicas, o trámites administrativos importantes. En estos casos, sabrás con antelación la falta de ese empleado y podrás organizarte con tiempo.

- Ausencias no justificadas: Incluyen faltas no comunicadas o sin justificación válida. Esto debe ser controlado, pues no puedes permitir que tus empleados no acudan al trabajo de manera reiterada y sin motivos.

Entender las causas te permitirá abordar cada situación con la sensibilidad y la estrategia adecuadas, y tomar decisiones informadas para minimizar el impacto en tu clínica.

Políticas claras y comunicadas

Uno de los pilares fundamentales para una gestión efectiva de ausencias es contar con políticas claras y bien comunicadas. Estas políticas deben establecerse en el reglamento interno de tu clínica y ser accesibles para todos tus profesionales.

Aspectos clave de las políticas de ausencia:

- Procedimiento de notificación: Detalla cómo y cuándo deben tus empleados informar sobre su ausencia. Incluye quién debe ser notificado y los plazos para hacerlo.

- Documentación requerida: Especifica qué tipo de justificantes son necesarios para diferentes tipos de ausencias (médicos, administrativos, etc.).

- Permisos y licencias: Define claramente los diferentes tipos de permisos y licencias a los que tienen derecho tus empleados, incluyendo los plazos de solicitud y cualquier documentación adicional necesaria.

- Consecuencias de ausencias no justificadas: Establece las medidas disciplinarias que se aplicarán en caso de ausencias no justificadas o faltas repetitivas .

Debes tener en cuenta que la mayoría de estas cuestiones están especificadas en el propio convenio de tu clínica, por lo que no es moldeable según la situación o la persona. En función del convenio al que te acojas, tanto las ausencias como las bajas o los procesos de notificación pueden variar.

Por ello, es vital que tengas muy presente lo que dicta tu convenio para que todos los empleados de tu centro lo puedan cumplir. Al final de este artículo te dejamos algunos convenios como ejemplo.

Además de todo lo anterior, el monitoreo y registro de ausencias es esencial para identificar patrones y tomar medidas preventivas. Utiliza un sistema de seguimiento que permita registrar todas las ausencias de manera detallada. Esto no solo te ayudará a mantener un control riguroso de los horarios en tu centro, sino que también te permitirá detectar posibles problemas recurrentes.

Herramientas y métodos de seguimiento:

- Software de gestión de recursos humanos: Muchas clínicas utilizan software especializado que facilita el seguimiento y la gestión de ausencias, permitiendo un acceso rápido a la información y generando informes útiles.

- Registros manuales: Si prefieres un enfoque más tradicional, puedes llevar un registro manual en una hoja de cálculo, aunque es menos eficiente y propenso a errores.

- Revisiones periódicas: Realiza revisiones periódicas de los registros de ausencias para identificar patrones o problemas recurrentes que puedan necesitar una intervención.

Estrategias para minimizar el impacto de las ausencias en tu centro

Minimizar el impacto de las ausencias en el día a día de tu clínica es crucial para mantener un servicio de calidad. Para lograrlo, hay algunas estrategias que pueden serte de lo más efectivas:

- Planificación anticipada: Siempre que sea posible, planifica las ausencias previstas (como vacaciones y permisos) con suficiente antelación. Esto te permitirá reorganizar el trabajo y asegurar que todos los turnos estén cubiertos.

- Rotación de personal: Implementa una política de rotación de personal para que todos tus empleados estén capacitados para cubrir diferentes roles dentro de tu clínica. Esto te dará flexibilidad para redistribuir tareas en caso de ausencias imprevistas.

- Contratación de personal temporal: Considera la posibilidad de tener una lista de empleados temporales o suplentes que puedan cubrir ausencias prolongadas o imprevistas.

- Fomento de un entorno de trabajo saludable: Promueve hábitos saludables y un buen equilibrio entre la vida laboral y personal para reducir las ausencias por enfermedad y agotamiento.

Comunicación efectiva y soporte a tus empleados

La comunicación es clave para gestionar las ausencias de manera efectiva. Asegúrate de mantener una comunicación abierta y transparente con tus empleados sobre las políticas de ausencias y las expectativas de tu centro.

Consejos para una comunicación efectiva en tu clínica:

- Reuniones regulares: Realiza reuniones regulares con tu equipo para discutir cualquier problema relacionado con las ausencias y para asegurarte de que todos entienden las políticas y procedimientos.

- Soporte al empleado: Ofrece apoyo a los empleados que puedan estar pasando por dificultades personales o de salud. Un enfoque comprensivo puede ayudar a reducir el estrés y, en consecuencia, las ausencias.

- Retroalimentación constructiva: Proporciona retroalimentación constructiva a tus profesionales que tienen problemas recurrentes de asistencia. Trabaja con ellos para identificar las causas y buscar soluciones conjuntas.

A pesar de ello, por desgracia no siempre se puede llegar a un acuerdo y estar ambas partes satisfechas. Si la situación supone una tensión constante y no encuentras la manera de solucionarlo, es el momento de plantearte el despido del trabajador en cuestión. Piensa que la negatividad del ambiente puede acabar afectando al resto de profesionales de tu centro, por lo que es mejor cortar de raíz antes que enfrentarte a un mal mayor.

Gestionar las ausencias de tus empleados en tu clínica puede ser un desafío, pero con políticas claras, un seguimiento riguroso, estrategias de minimización del impacto y una comunicación efectiva, puedes mantener la administración de tu clínica sin contratiempos. Al adoptar un enfoque proactivo y comprensivo, no solo mejorarás la eficiencia operativa, sino también el bienestar y la satisfacción de tu equipo. Recuerda que la clave está en la prevención y en la creación de un entorno de trabajo saludable y colaborativo.

Enlaces de interés:

• Convenio Colectivo de la Sanidad Privada de la Comunidad de Madrid.